2008年08月05日

プレゼンテーションの後の怖い質問への対処 [質疑応答その1]

プレゼンテーションで一番怖いのは、質疑応答ではないでしょうか?
質問というものは、たいてい発表者の想定外のものが多いものです。
特に聴衆が専門外の方ならば、その傾向は強くなります。
そのような時、発表者はあわてがちです。

このような時はあわてず、相手の聞いてきた内容を必ずメモしましょう。
そして「〜が聞きたいのですね?」と内容を確認してから、答えるようにしてください。
質問に的確に対応できるように、内容の確認で落ち着くことが大切です。
また質問者の意図を、再確認することも大切です。

こういった時、プレゼンで使わなかったスライドや資料が使えることもあります。
プレゼンで使わないからと言って、捨てたりしないようにしてください。
大事にファイリングしておけば、思ってもいなかった質問にも対処できたと言うことはよくあります。

それでも、回答できないこともあります。
そのような時は、質疑応答終了後に個別に応対させていただくようにお願いしましょう。
というのも、質疑応答で立ち往生している発表者というのは、非常に見苦しいものがあります。
学生の論文発表であれば、教授陣が助け舟を出してくれることがあるかもしれません。
しかし商談の場でのビジネス・プレゼンテーションだと相手の印象もマイナスになり、まさに致命的とも言えます。
分からない場合、プレゼン終了後に質問者と話し合うか、後日回答させてもらうようにするべきです。


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2008年07月29日

意外に忘れがちなプレゼンテーションの常識 [話し方その4]

プレゼンテーションでは、常識とされる話す時の様子や解説方法などがあります。
プレゼンで使用する数値やデータはグラフ化し縦軸横軸を説明する、指示棒の扱い方など、意外と忘れがちであることが実に多いです。

グラフの縦横の軸を説明することから、見ていきましょう。
例えば理工系の学生が論文発表などのプレゼンをする時、データをグラフ化して分かりやすさをアピールします。
グラフ化をする目的は、数値やデータをビジュアル化することで聴衆の理解をサポートするためです。
このグラフを加えたスライドをプレゼンする時、縦軸横軸が何を指しているのかを説明します。
そうすることで、聴衆のグラフに対する理解度や理解するまでの時間が違ってきます。
これは、商品のプレゼンをする場合にも言えます。

次に、指示棒やレーザーポインターの扱い方について見ていきます。
プレゼンテーションの時、指示棒を使って説明している個所を指し示します。
これによって、聴衆は今どこをプレゼンしているのか分かりやすくなります。
この時、緊張している人を見ていると、スライド側と正反対の腕で腕をクロスさせて指示棒を持ってプレゼンしている人が多いのに気づきます。
これでは腕が十分に伸びず、聴衆に背を向ける形になります。
聴衆に背を向けて説明するのは、基本的にマナー違反です。
指示棒で指す時でも、不自然にならない程度に正面を向きながらプレゼンするように意識してください。
楽に指示棒を扱うには、スライド側にある手で指示棒を扱うことが大切です。

それと最近のプレゼンでは、レーザーポインターを使う人も増えてきました。
注目して欲しい部分の説明が終わったら、レーザーポインターのスイッチは必ず切りましょう。
関係ないところを指したり、壁をあちこちうろうろすると、聴衆はプレゼンテーションに集中できません。
また間違えて聴衆の目にレーザーが入ると、目を痛める原因にもなります。
人の多い場所でのレーザーポインターの取り扱いは、とくに十分気をつけてください。
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2008年07月22日

原稿なしでプレゼンテーションを演出するポイント [話し方その3]

プレゼンテーションで原稿を読まずにできたら・・・と思ったことはありませんか?
のスライドは作る時から、原稿を読まないですむように考えながら作るとよいです。

では、どういった作り方をすれば本番で原稿を見ないで、しかも暗記もしないですむのか?
この回答はいたって単純です。
スライドを説明する際、視線移動する順番にスライドのパーツを指し示しながら、プレゼンすればよいのです。
丁寧に説明すれば、スライド1枚で1分は話せます。

この時、スライド作りで気をつけるコツがあります。
それは人間にとって自然な視線移動になるように、Zの形に配置するように心がけましょう。
例えば、新聞に入っているスーパーの広告チラシを思い浮かべてみてください。
この手のチラシは、まず左上に視線を置いて、Zの形に視線が動くようにレイアウトされています。
このレイアウトの方が、人間の視線移動にとっては都合がよいのです。
他にかんたんなZの形のレイアウトとしては、箇条書きにしたものも同じ効果があります。
ただしプレゼンテーションでは箇条書きにされた項目や文章が多いと、逆効果になるので気をつけるのも大切なコツです。

何度も言いますがプレゼン用のスライドは、“見せる”ためのものです。
“見せる”ためのものならばフォントは可視性に優れ、レイアウトは視線移動も自然なものにならなければいけません。
ですのでスライドの内容はZの形にレイアウトをして、原稿なしでプレゼンできるように心がけましょう。
そしてレイアウトしたものは、すべて本番の時に説明するようにしてください。
本番で説明しないものは、スライドには絶対に入れないようにしてください。
こうすればプレゼン本番では、原稿が必要なくなります。

また原稿なしでプレゼンできる発表者は、聴衆から見れば自信に満ちて見えます。
これを読んでいるあなたも、ぜひ原稿なしでプレゼンテーションできるスライド作りに挑戦してみてください。
posted by REN at 13:00| プレゼンテーションのコツ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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