2008年08月28日

プレゼンテーションのスライド1枚に1メッセージ [スライド作成その4]

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込みすぎていませんか?
限られた短い時間では、特にそのような傾向にプレゼンがなりがちです。
しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり正しい情報も伝わらないリスクがあります。

プレゼンでは、スライド1枚につき1メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。
そして内容も正しく理解されやすくなります。
では情報量が多いプレゼンの時に、どのようにして1枚に詰め込むか?
図表を使って、効率的に内容をビジュアル化することが重要になってきます。

なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的にビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。
人は、1分間に300文字分の情報を話して伝えることができます。
情報を文字として読む場合では、1000文字分の情報を相手に伝えることができます。
ところが情報を見る場合では、2000文字分の情報を相手に伝えることが可能です。※

プレゼンで図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。
すなわち、400字詰め原稿用紙5枚分の説得効果を1分間でできることになります。
スライド1枚に1メッセージの図表で構成したプレゼンは、絶大な効果を生むことになります。

限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝えることが可能になります。


※参考文献
1)山口弘明氏,「説得工学―効果的な伝え方の技術」,産業能率大学出版部発行,1983


2008年08月19日

プレゼンテーションでの聴衆と情報の共有 [話し方その5]

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と共有できていますか?
これができていないと、失敗してしまいます。

プレゼンにおける情報の共有の基本は、
 1.テーマやポイントが明確
 2.順序が明確
 3.専門用語は使わない
ことが重要になってきます。

まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見ていきましょう。
テーマは、プレゼンの背骨とも言える重要なものです。
テーマに関係ない話しをするのはいけません。
違うテーマの話しをすることによって、相手は何がテーマか混乱することになります。
またポイントを話す場合、どこからどこまでがポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。
この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、相手にとってはただの混乱のもとです。
テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に簡潔・明確でなければなりません。

次に、話しの順序について見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序立てて流れを作ります。
話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。
話の流れが前後すると、相手は発表者が何を言いたいのか分からなくなります。
また手元の原稿やスライドを見ながらプレゼンをする場合、どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。
確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が慌てふためく姿をよく見ます。

最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。
プレゼンでは、誰にでも分かるように説明をしていきます。
しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っているわけではありません。
聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語をプレゼンテーションでは取捨選択することが大切です。
例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。
しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の羅列では発表者の考えが伝わりません。
これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と同じ目線ですることが大切です。
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2008年08月12日

プレゼンテーションでの質疑応答を予想できますか? [質疑応答その2]

プレゼンテーション後の聴衆からの質問を、あなたは予想できていますか?

質疑応答では、内容に興味を持った人が質問をしてきます。
発表者が気をつけるのは、聴衆の興味の持ち方です。

プレゼン後の質疑応答を予想して作る想定問答集では、興味の持ち方にポイントを絞ります。
主な質問の傾向として、
 1.否定的
 2.好意的
 3.単純
に大別できます。

まず、否定的から見ていきましょう。
質問でいちばん厄介なのが、この否定的な質問です。
例えば「〜の方法には、もっと他に最適なものはないのか?」や「〜の根拠がいまいちすっきりしない。」など、プレゼンの切り口とは違う見方の質問が飛び交うこともあります。
そこで聴衆の気持ちになって、別の見方がないかチェックしておきます。
また、プレゼンテーションで導いた結論に使用した手法(または方法)以外に、別の手法などがないかもチェックしておきます。
内容からチェックした想定質問を箇条書きにして、回答もメモしておきましょう。

次に、好意的について見ていきましょう。
好意的な質問では「積極的に使ったみたい」、「他に用途はあるのか?」、「さらに理解を深めたい」など、聴衆自ら導入のアクションを起こしたい、また賛同する場合に多いです。
このような質問が多いならば、プレゼン自体はほぼ成功しています。
ですので、内容をさらに一歩突っ込んだ回答が必要になってきます。
スライドに収まりきらなかった内容も合わせて、想定問答集作成の参考にするといいです。

最後に単純の場合です。
この質問でよくある例が、述べた用語や図解の説明を求めるものです。
これがあまりに多い場合は、プレゼンが失敗している可能性があります。
聴衆に分かる言葉や分かりやすいスライドで説明しなければなりません。
それができていないということは、内容自体も聴衆には理解できていない可能性があります。
この説明に質疑応答で手間取るようでは、時間がいくらあっても足りません。
最悪、時間不足で質疑応答が終了・・・なんてこともあります。

手短に答えられるように、プレゼンテーションで使った用語の整理や予備のスライドも用意しておきましょう。
posted by REN at 15:00| プレゼンテーションのコツ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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