プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションで話すのに必要な話し方の基本は、あなたは大丈夫ですか？
大勢の人前で話すことは、特殊な職業についていない限り機会は少ないです。
そのため、プレゼンテーションの時に大勢の人前で話すのに躊躇する人も多いと思います。
ここでは人前で話すことが苦手な人でも、堂々としているように“見える”話し方の基本を書きます。
いろいろありますが、いちばん重要なのは大きな声で話す、話しは短く区切る、席の後ろを見ながら話す、ことがプレゼンテーションでは大切です。

まず、大きな声で話すことから見ていきましょう。
緊張しやすい人からは、プレゼンテーションで大きな声なんて・・・というため息まじりの言葉も聞こえてきそうです。
ですがプレゼンテーションの場合、出だしを大きくはっきりした声で話していると、途中から落ち着きが生まれてきます。
ですので出だしを特に意識して大きな声で話していると、うまくいきやすいのです。

次に、話しは短く区切ることを見ていきましょう。
例えば「私は暑いのが苦手ですが、海には行きたいですし、山も行きたいです。」という文章は、聞く立場だとしても聞きづらい感じがすることでしょう。
これを「私は暑いのが苦手です。それでも海には行きたいです。もちろん山にも行きたいです。」と区切ると、前よりも話しの内容がより分かりやすくなります。
プレゼンテーションでは発表者が話す言葉も同じように短く区切ることで、話しの印象が大きく違ってきます。
また、プレゼンテーションでは堂々としているようにも見えます。

最後に、聴衆の一番後ろ付近を見ながら話すことについて見ていきましょう。
これは、カラオケ教室を開いている元プロ歌手の先生に教えてもらった話しです。
カラオケの際、モニタを見るよりも後ろの方の人の目を見ながら歌うとうまく見える、と教えてもらったことがあります。
もちろん、時折視線を近くの人にも移します。
これはモニタばかり見ていると、声も通りにくくなるのを防ぐ意味もあります。
プレゼンテーションをする際など、原稿ばかり見ていると声も小さくなりがちです。
また手元ばかり見ていると、内容にも自信がないように見えてしまいます。
プレゼンテーションでは、発表者がいかに自信があるように見せるかが成功の鍵になります。

プレゼンテーション用にスライドを作成する時、あなたの作った図、表やグラフは見やすいでしょうか？
図表を扱う際には、気をつけて欲しいポイントがいくつかあります。
スライド１枚あたりの図表とテキストの割合、図表と背景色の関係、関係のない図表は使わない、ということです。

まず、図表とテキストの割合から見ていきましょう。
プレゼンテーション用のスライドに使用する図表に、補足なりのテキストを付け加える場合があります。
このような時、スライド１枚に対してテキストは３割以下に抑えます。
あまりテキストが多いと、図表が小さくなりがちです。
その結果、図表が見えにくくなってしまいます。
プレゼンテーションでは、図表を使うスライドでは図表を意識したスライド作りを心がけてください。
どうしてもテキストが必要で図表と分けても支障がないなら、別のスライドとして箇条書きにした方が効果的です。
ケースに応じて、効果的に作るようにしましょう。

次に、図表と背景色の関係を見ましょう。
図表を使う場合、モノクロだけというのはあまりないでしょう。
表計算ソフトで作るグラフでも、色をつけて見やすくしています。
プレゼンテーションで使うスライドも同様です。
この時、気をつけてもらいたいことは、色と色の境界がギラギラとして見えにくくなるハレーションが起きないように気をつけてください。
また背景色は白が多いですが、図表に使用する色もあまり薄いものはいけません。
はっきり見えやすい色で、コントラストをつけましょう。

最後に気をつけて欲しいことは、やたらと何らかのキャラクターや絵などを入れないようにしてください。
もちろん、プレゼンテーションと関係あるものなら問題はありません。
絵が入っていると、たしかにスライドはにぎやかになります。
ですか関係のない絵の場合、肝心の内容に注目してもらえないこともあります。
また発表者の質も疑われかねません。
原則としてプレゼンテーションとは関係ない絵は入れない、入れるとしてもＴＰＯに応じて判断してください。

プレゼンテーション用のスライドを作成する時、図表だけでは表現しにくい場合があります。
そのような時は、ついつい文章をだらだらと書き連ねていませんか？
結果、スライドは見にくくなりがちです。
このような時、重要度に順位付けした箇条書きにすると効果的です。
スライドに書かれたテキストを読む人は、実際には少ないものです。
またスライドに書かなくても、発表者が直接話してしまえば済む話しです。
とはいっても、重要な点をアピールするには、やはりスライドが効果的です。

これを解決するには、プレゼンテーション向けに要点を絞って短く箇条書きにすることがポイントです。
目安としては、３つくらいにまとめられれば理想的です。
あまり項目が多いと聴衆からすれば、発表者がプレゼンテーションで伝えたいポイントがどこにあるのか分かりにくいものです。
また見るのにも、飽きてしまいます。
例えば、保険証書や契約書などの規約や約款が書かれているものなどで、多くの項目を箇条書きにしているのを見かけないでしょうか？
そこに書かれているものの数が多くなればなるほど、読むのがいやになるものです。
また読んでいくにつれて、それが何について書かれているものなのか分からなくなる場合もあります。
そこでプレゼンテーションでは、３つにわけた箇条書きに重要なものから順に記していきます。

１つ目は、そのプレゼンテーションで最重要なものとします。
一番アピールしたいものを最初に配置することで、聴衆の意識に訴えかけます。
２つ目は、次にプレゼンテーションで伝えたい重要なものとします。
３つ目は、先の２つ以外のものをうまくひとつにまとめます。
もちろん、どうしてもまとめられない、また削れないものであればいくつか足しても構いません。
とはいっても、それが１０個、２０個とならないようにだけ気をつけましょう。

印刷や画面表示される文字には、実は力があります。
その力とは何か知っているでしょうか？
プレゼンテーション用スライドを作成をする時でも、文字の力を知っているのといないのでは見易さや伝達力に差が出ます。
プレゼンテーションで、この力を気にするならテキストに使用するフォント（文字）スタイルに気をつけてください。

ワープロソフトを使用していると、いろいろなフォントがあります。
そこでついつい、気分でフォントを変えてみたりしたことがある人もいるでしょう。
しかし、これがプレゼンテーション用スライドを見にくくしてしまっている原因かもしれません。
というのも、フォントスタイルつまり文字の形に可読性重視、可視性重視の２種類があることを知らないためです。

可読性とは読みやすさを意味します。
例えば明朝体と言うフォントスタイルは、可読性に優れています。
主に小説など本文で使用されています。

一方、可視性とは見やすさを意味しています。
例えばゴシック体は、可視性に優れたフォントの代表です。
主に文庫本の背表紙やタイトルに使用されるフォントスタイルです。

このようにフォントスタイルは、可読性と可視性を意識して使う必要があります。
プレゼンテーションで使用するスライドは、主に見せるためのものです。
そのことからもスライドで使用するフォントスタイルには、可視性を重視した方が効果的です。
先のゴシック体などが代表的です。
ただ可視性が高いフォントスタイルと言うものは、可読性は低くなります。
そのため、プレゼンテーション用のスライドでは長文にならないように気を配ってください。

またプレゼンテーションの時に人に読んでもらいたい資料を配る場合、可読性を重視してください。
この場合、明朝体などのフォントスタイルを使用するとよいです。
ただし、タイトルなどは見せることが重要なので、可視性を重視したフォントを使います。

漫画や小説などは起承転結が重要ですが、プレゼンテーションの構成でも同じことが言えます。
プレゼンテーションの構成を考える場合、ＴＰＯに応じて構成を変えます。
会場、機材など準備しての一般的なプレゼンテーションと、短時間で相手を説得するためのプレゼンテーションの２種類を紹介します。
これらはアプローチの仕方が、まったく違ってきます。

まず一般的なプレゼンテーションから見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成は序論、本論、結論の３段構成になります。
これらをプレゼンテーションの制限時間内に納めるように、スライドや説明を考えていくことになります。

最初に序論から見ていきましょう。
序論は、主にこれから説明する本論の概要、要約や背景を述べる部分になります。
ここはプレゼンテーションの導入部分になるので、聴衆の気を引く工夫が必要です。
プレゼンテーションの上手な発表者を見ていると、概要などとともに結論もいっしょに述べる人がいます。
初めに結論を述べておくと、なぜそのような結論になったのか聴衆が意識して次の本論を聞く心構えを準備させる効果があります。
時間もあまりかけないように気をつけます。
スライドならば１〜２枚程度に納めましょう。

次に本論を見ていきましょう。
本論ではスライドの図表をもとに、詳細に根拠や方法などを述べていきます。
ここで気をつけることは、話しの前後がつながるようにプレゼンテーションを構成していくことです。
話しの流れがあちらこちらに飛ぶようでは、聴衆には何も伝わりません。
またスライドも制約のあるプレゼンテーションの時間内に納まるように、説明にかける時間も考慮しながら作っていくことを忘れないでください。

最後に結論を見ていきましょう。
結論部分では、今まで述べてきたことをまとめる部分です。
スライドならば、１枚に納めるのが一般的です。
実際のプレゼンテーションの時には、ここでスライドを読み上げるだけで終了しても構いません。

今度は、短時間で説得するためのプレゼンテーションについて説明します。
忙しい社長や教授などにプレゼンテーションする場合、ものの数分間で説明しきる必要があります。
こういった場合、結論、理由、具体例、結論の４部構成でプレゼンテーションをします。
これはＰＲＥＰ法と呼ばれるプレゼンテーションの一種です。
結論部分では、プレゼンテーションで一番述べたいことを要約します。
理由は、なぜそれでなければならないのか！を述べます。
具体例は、明確な例を挙げます。
最後の結論では、今までの内容を要約し結論付けます。
このようにプレゼンテーションの構成は、ＴＰＯにあわせてすることが大切になります。

プレゼンテーションは、決められた時間内で効率的に発表者の意図を聴衆に理解させられるかが勝負です。
そのためにはプレゼンテーションにかかる時間配分の把握、そして発表とスライドの時間関係の把握が重要になります。

最初に、プレゼンテーションにかかる時間配分について見ていきましょう。
プレゼンテーションは、プレゼンテーションメイン部分と質疑応答部分の２部構成が一般的です。
質疑応答を含むプレゼンテーション時間を主催者から割り当てられた場合、まず質疑応答にどれだけの時間をかけるのか考えます。
１件の質疑応答に、だいたい３分程度かかるとします。
２〜３件程度の質問が想定されるならば、５〜１０分程度を質疑応答部分として確保します。
その上で残り時間を、プレゼンテーションメイン部分に割り振ります。

次にプレゼンテーションメイン部分の時間が決まった（決められている）場合、プレゼンテーション用資料のスライドにかける時間配分を考えます。
例えば発表時間が１０分、スライドを１０枚使うなら、スライド１枚あたり１分でスライド操作と説明をすることになります。
もしスライドの枚数が少ないならばスライドを増やすか、１枚あたりの説明を増やすかでプレゼンテーションの時間の調整をします。
逆にスライドの枚数が多いならば、スライドの枚数を減らすことを考えます。
この時、ただ単にスライドを抜くことだけを考えてはいけません。
必ず前後のスライドの内容を考慮します。
これは話しの流れが途切れないように作り直しておかないと、聴衆は混乱をするだけです。
こういった細かい作業をきちんとこなすことが、質のよいプレゼンテーションを提供することにつながります。

プレゼンテーション本番にそなえ、リハーサルは必ず行います。
リハーサルを行うことで、自分のプレゼンテーションの問題点が見えてきます。
プレゼンテーションのリハーサルでは、本番同様のリハーサル、仲間に見てもらっての確認、時間を計っておくことが重要になってきます。

まず本番同様のプレゼンテーションのリハーサルは、本番をスムースに進行させるのに大事な練習になります。
表示する映像にＯＨＰやパソコンを使う場合、切り替えるタイミングやポイントを指示棒で指すなどの振る舞いのチェックもしておきます。
発表者は、ただ原稿を読むだけではいけません。
原稿に沿ったタイミングで映像を表示したりポイントを指すことで、伝えたいプレゼンテーションの内容が伝わりやすくなるからです。

次に大切なのが、仲間などにプレゼンテーションの様子を実際に見てもらうことです。
発表者本人だけではプレゼンテーションで気づきにくいクセや、プレゼンテーションでの説明の分かりにくいところなどを指摘してもらいます。
また人前で話すことが苦手な人にとっては、プレゼンテーションのリハーサルはよい練習となります。
そうすることで、より完成度の高いプレゼンテーションを用意できます。

そしてプレゼンテーションにかかる時間を計ることも大切です。
原稿を読むだけと本番同様の状態でリハーサルをするのとではかかる時間が違います。
プレゼンテーションの多くは、時間の制約があります。
自分の持ち時間を越えてプレゼンテーションをしていると、後続の発表者や進行の妨げにもなります。
何よりも、あせるのはプレゼンテーションの主役である発表者本人です。
その結果、プレゼンテーションで伝えたい内容が伝わらなかったということにもなります。
事前にプレゼンテーションにかかる時間を計っておき、本番でもストップウォッチを確認しておくとプレゼンテーションを安心して進行することができます。

会場を借りてプレゼンテーションをする場合、発表者はプロジェクターとパソコンの相性チェック、会場の暗さ、そして会場での電源確保を確認しておきましょう。

プレゼンテーションで使用するプロジェクターとパソコンの相性についてですが、特にどちらかを持参する場合は相性チェックを必ず行ないます。
というのも私のところによく持ち込まれる相談のひとつに、プロジェクターにパソコンの画面が移らない・・・というものがあります。
なかには単純に接続ミスや設定の仕方に問題があることも。
ただ、それよりも重大な問題が見つかることがあります。
それがプロジェクターとパソコンとの相性が悪く映像が表示されない・・・というものです。

この多くの問題は、プロジェクターかパソコンのどちらかが古すぎることが原因になっています。
公共施設の備品としてプロジェクターがある場合は、ほぼ古いものと考えておくべきです。
さらに詳しく原因を説明すると、表示するプロジェクター側がパソコン画面の解像度（表示可能な画面サイズのこと）をサポートしていないことが原因になっています。
そのことから対処法は、プロジェクターの説明書を事前に確認しておくことが大切です。
必ずプロジェクターがパソコンに対応できるか解像度を確認しましょう。
もしプレゼンテーションまでに時間的余裕があれば、実際に接続してみることをお勧めします。
もし十分な確認をしていないと、プレゼンテーション本番の時になって写すことができず、パニックになる恐れがあります。

その他プロジェクターに関して気をつけることは、プレゼンテーション時のプロジェクターと会場の明るさの関係です。
古いプロジェクターの場合、輝度（明るさのこと）が不十分なものが多いのです。
会場の暗さが不十分な場合、スクリーンの映像や文字がぼやけて見えます。
蛍光灯をつけると、ほとんど見えないこともあります。
このような状態では、せっかく準備したプレゼンテーションの資料も効果がありません。
もし可能なら、最新のプロジェクターがお勧めです。
特に２０００ルーメン程度の輝度があれば、会場の暗さが不十分でも十分使えます。

意外に忘れがちなのが電源の確保。
プロジェクターやパソコン用に確保するコンセントが遠く、配置に困ることもあります。
当日になってこれに気づくと、設置に時間がとられプレゼンテーション本番にも影響します。
そうならないように、プレゼンテーションの前に延長コードも十分に用意することをお勧めします。

プレゼンテーションを行なう前には、聴衆の構成を確認することからはじめます。
主に世代、立場や人数を考慮します。

まず世代について見ていきましょう。
２０代の若い世代が使う用語や横文字が多いプレゼンテーションに、中高年の世代の大勢は理解できないことが多くなります。
下手をすると、質疑応答もそういった言葉の説明だけに終始する恐れがあります。
また逆に中高年の世代で主に使われる用語には若い世代相手に理解できないものもあります。
うやむやのままプレゼンテーションが終了することが考えられます。
また質疑応答に影響があるどころか、プレゼンテーション内容の理解にまで影響してしまいます。
このようなことがないように、発表者は聴衆の世代に合わせたプレゼンテーションを作ることが大切です。

次にプレゼンテーションにおける聴衆の立場について見ましょう。
自社製品の説明をするのに相手が取引先の方であれば、自社製品に関する知識はほぼありません。
そこで発表者が当たり前に思うことでも、相手は何も知らないことを前提にした丁寧なプレゼンテーションを作ることが大切です。
逆に学生が大学教授を前にプレゼンテーションするような場合、丁寧な説明はかえってよくありません。
このような時は、専門用語を適切に使うことに気を配るべきです。
このようにプレゼンテーションでは、相手の立場に応じて説明する内容をよく考慮する必要があります。

最後に、プレゼンテーションに関する人数についても見ておきましょう。
聴衆が少ない場合、様子が分かりやすいので臨機応変にコミュニケーションを取るのが容易です。
一方、不特定多数の聴衆の場合、人数が多いことを想定した準備が必要です。
例えば車の発表会などを見ると、発表者が車に乗って登場するなど注目を集めやすい登場の仕方から入っていたりします。
このように人数や内容にあわせて、プレゼンテーションに注目されやすくする工夫も事前の調査があってできることです。

世代、立場や人数をあらかじめ把握しておくことは、プレゼンテーションの成功の可否がかかっていると言っても過言ではありません。

プレゼンテーションとは、会議・商品・論文などの発表や説明をしたりすることです。

今や職場・大学のみならず、小中高校の授業の中でも、プレゼンテーションが実践されています。
私も大学生のころ、プレゼンテーション技法を踏まえて、何度も論文発表のリハーサルをした（させられた？）記憶があります。
プレゼンテーションがうまくいく時もあれば、いかない時もありました。
プレゼンテーションがうまくいく秘訣。
それはどれだけ下準備ができているか、にかかっています。

初めての人はその下準備のため、プレゼンテーションについて書かれた本を読むと思います。
ところが実際にプレゼンテーションについて書かれた本を手にとると、
　・専門用語が多い。
　・簡単でも項目が多すぎる。
などの理由であきらめる人も多いのではないでしょうか？
私が読んでも、脱・初心者がステップアップのために読む本が多いように思えます。

そこで当サイトでは、プレゼンテーションに最低限必要なコツだけをまとめてみました。
専門的なことは、一切抜きです。
初心者にとって必要なプレゼンテーションの初歩の初歩のみお伝えします。
より専門的な内容に関しては、プレゼンテーションについて書かれた本を読んだり、専門家のセミナーに参加してスキルアップを目指してください。

なおプレゼンテーションの初歩の初歩は、日常生活でも応用できます。
他人に言いたいことを伝えたい場合、効率的に伝え納得させやすくなります。
決して授業や仕事だけに必要なスキルとは言い切れません。
プレゼンテーションのコツを身につけて、公私共に“伝える達人”になってみませんか？