プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションをする際、時間を気にしていますか？
発表者でも聴衆でも、気になることです。

どんなにすばらしい内容のプレゼンテーションであっても、時間が長くなると聞く方としては辛くなってきます。
これが単調な内容であれば、拷問以外の何ものでもありません。
これで質問を受け付けますといっても、放心状態の聴衆から質問を期待する方が間違っています。

この対策としては、基本的に聴衆が聞き疲れない時間で終える必要があります。
一般的なプレゼンテーションの時間は、１５〜２０分が多いと言われています。

この２０分前後の時間というのは、実は合理的な目安でもあります。
心理学の世界では、聞き始めから３０分程度で集中力が切れ、４５分には注意力が戻ると言われています。
つまり４５分間で見ると、集中力低下のピークは３０分になります。
最大でも３０分程度に時間を設定しておけば、聴衆が集中して聞いてもらえることが期待できます。
これに少しでも注目してもらえるように、プレゼンテーションを工夫しておけば効果的です。

ところで、３０分で集中する力が散逸になると言うのは、誰もが経験しています。
みなさんが学生時代のころを思い出してください。
学校では楽しい授業やいやな授業など、さまざま揃っています。
どんなに楽しい授業でも、とくに昼食後最初の授業では３０分もすると集中力が切れてウトウト・・・というのは私だけではないと思います。
お腹の具合がなくても、だいたい３０分もすると集中力は落ちていたように思います。

どうしても３０分以上プレゼンテーションをする必要のある場合、３０分を目安に休憩を取るか上手い話題を振って集中力を取り戻す工夫をしましょう。

プレゼンテーションでは、聴衆を退屈させてはいけません。
大半の退屈な発表や会議では、発表者による一方的な情報発信になっていることが多いです。

聴衆に印象が残すためには、話しはじめに相手の興味を引くことが大切です。
身近なことであれば、今日の天気のことやニュースや有名人の気になる話題などでも構いません。
また、その内容がこれから行うプレゼンテーションにあっていれば文句なしです。

プレゼンテーションの最中にも、出来事や体験談をしっかり盛り込みましょう。
学生は、卒業論文などの発表が多いです。
苦労した点、工夫した点やその過程での体験談などを盛り込みます。
こうすることで聴衆の興味も惹けますし、プレゼンテーションのアピールにもなります。
また、論文内容のどこがポイントだったかも教授などに注目されやすくなります。

社会人であれば、企画、商品や会社のプレゼンテーションが中心になります。
企画であれば、先の学生の方法も使えます。
商品や会社の場合、やはり実際の体験談を盛り込むといいです。
発表者自身が感じている魅力などもアピールできると、なおいいです。

退屈しないで印象に残すためには、テレビ番組の司会者が非常によい手本・参考になります。
だからと言って、無理に人気司会者の物まねをするわけではありません。
注目してもらいたいのは、興味を惹く話題をどのタイミングで盛り込んでいるのかです。

また、教養系番組もプレゼンテーションを考える上でよい参考になります。
ＮＨＫで放送されていたプロジェクトＸも、内容構成はよい参考になります。
例えば過去の出来事を映像で流した後に、ご本人に当時の苦労話を聞く・・・というのが、中心の構成になっています。
過去の出来事の映像だけだったら、その映像の印象はほとんど残らないでしょう。
しかし、過去の出来事の映像を見た後、当時の苦労話を聞くと印象の残り方は違ってきます。

このように、内容説明＋αがあると聴衆は退屈しません。
なにより、聴衆の印象に鮮明に残りやすくなります。
とくに印象を残したい部分は、こういった手法で強調するといいでしょう。

本番でいきなり、プロのようにここまではできる人は少ないです。
こういったちょっとした話題も、本番までにしっかりと仕込んでおきます。
これで印象的なプレゼンテーションが誰でもできますし、心にも余裕が生まれてきます。

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込みすぎていませんか？
限られた短い時間では、特にそのような傾向になりがちです。
しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり正しい情報も伝わらないリスクがあります。

プレゼンテーションでは、スライド１枚につき１メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。
そして内容も正しく理解されやすくなります。
では情報量が多いプレゼンテーションの時に、どのようにして１枚に詰め込むか？
図表を使って、効率的に内容をビジュアル化することが重要になってきます。

なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的にビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。
人は、１分間に３００文字分の情報を話して伝えることができます。
情報を文字として読む場合では、１０００文字分の情報を相手に伝えることができます。
ところが情報を見る場合では、２０００文字分の情報を相手に伝えることが可能です。※

図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。
すなわち、４００字詰め原稿用紙５枚分の説得効果を１分間でできることになります。
スライド１枚に１メッセージの図表で構成したプレゼンテーションは、絶大な効果を生むことになります。

限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝えることが可能になります。


※参考文献
１）山口弘明氏，「説得工学―効果的な伝え方の技術」，産業能率大学出版部発行，1983

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と共有できていますか？
これができていないと、失敗してしまいます。

プレゼンテーションにおける情報の共有の基本は、
　１．テーマやポイントが明確
　２．順序が明確
　３．専門用語は使わない
ことが重要になってきます。

まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見ていきましょう。
テーマは、プレゼンテーションの背骨とも言える重要なものです。
テーマに関係ない話しをするのはいけません。
違うテーマの話しをすることによって、聴衆は何がテーマか混乱することになります。
またポイントを話す場合、どこからどこまでがポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。
この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、聴衆にとってはただの混乱のもとです。
テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に簡潔・明確でなければなりません。

次に、話しの順序について見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序立てて流れを作ります。
話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。
話の流れが前後すると、聴衆は発表者が何を言いたいのか分からなくなります。
また手元の原稿やスライドを見ながらプレゼンテーションをする場合、どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。
確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が慌てふためく姿をよく見ます。

最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。
プレゼンテーションでは、誰にでも分かるように説明をしていきます。
しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っているわけではありません。
聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語をプレゼンテーションでは取捨選択することが大切です。
例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。
しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の羅列では発表者の考えが伝わりません。
これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と同じ目線ですることが大切です。

プレゼンテーション後の聴衆からの質問を、あなたは予想できていますか？

質疑応答では、内容に興味を持った人が質問をしてきます。
発表者が気をつけるのは、聴衆の興味の持ち方です。

プレゼンテーション後の質疑応答を予想して作る想定問答集では、興味の持ち方にポイントを絞ります。
主な質問の傾向として、
　１．否定的な質問
　２．好意的な質問
　３．単純な質問
に大別できます。

まず、否定的な質問から見ていきましょう。
質問でいちばん厄介なのが、この否定的な質問です。
例えば「〜の方法には、もっと他に最適なものはないのか？」や「〜の根拠がいまいちすっきりしない。」など、プレゼンテーションの切り口とは違う見方の質問が飛び交うこともあります。
そこで聴衆の気持ちになって、別の見方がないかチェックしておきます。
また、プレゼンテーションで導いた結論に使用した手法（または方法）以外に、別の手法などがないかもチェックしておきます。
内容からチェックした想定質問を箇条書きにして、回答もメモしておきましょう。

次に、好意的な質問について見ていきましょう。
好意的な質問では「積極的に使ったみたい」、「他に用途はあるのか？」、「さらに理解を深めたい」など、聴衆自ら導入のアクションを起こしたい、また賛同する場合に多いです。
このような質問が多いならば、プレゼンテーション自体はほぼ成功しています。
ですので、内容をさらに一歩突っ込んだ回答が必要になってきます。
スライドに収まりきらなかった内容も合わせて、想定問答集作成の参考にするといいです。

最後に単純な質問の場合です。
この質問でよくある例が、述べた用語や図解の説明を求めるものです。
この手の質問があまりに多い場合は、プレゼンテーションが失敗している可能性があります。
聴衆に分かる言葉や分かりやすいスライドで説明しなければなりません。
それができていないということは、内容自体も聴衆には理解できていない可能性があります。
この説明に質疑応答で手間取るようでは、時間がいくらあっても足りません。
最悪、時間不足で質疑応答が終了・・・なんてこともあります。

手短に答えられるように、プレゼンテーションで使った用語の整理や予備のスライドも用意しておきましょう。

プレゼンテーションで一番怖いのは、質疑応答ではないでしょうか？
質問というものは、たいてい発表者の想定外のものが多いものです。
特に聴衆が専門外の方ならば、その傾向は強くなります。
そのような時、発表者はあわてがちです。

このような時はあわてず、相手の質問内容を必ずメモしましょう。
そして「〜が聞きたいのですね？」と質問内容を確認してから、答えるようにしてください。
質問に的確に対応できるように、質問内容の確認で落ち着くことが大切です。
また質問者の意図を、再確認することも大切です。

こういった時、スライドや資料で使わなかったものが使えることもあります。
本番で使わないからと言って、捨てたりしないようにしてください。
大事にファイリングしておけば、思ってもいなかった質問にも対処できたと言うことはよくあります。

それでも、質問に回答できないこともあります。
そのような時は、質疑応答終了後に個別に応対させていただくようにお願いしましょう。
というのも、質疑応答で質問に立ち往生している発表者というのは、非常に見苦しいものがあります。
学生の論文発表であれば、教授陣が助け舟を出してくれることがあるかもしれません。
しかし商談の場でのビジネス・プレゼンテーションだと相手の印象もマイナスになり、まさに致命的とも言えます。
分からない場合、本番終了後に質問者と話し合うか、後日回答させてもらうようにするべきです。

プレゼンテーションでは、常識とされる話す時の様子や解説方法などがあります。
プレゼンテーションで使用する数値やデータはグラフ化し縦軸横軸を説明する、指示棒の扱い方など、意外と忘れがちであることが実に多いです。

グラフの縦横の軸を説明することから、見ていきましょう。
例えば理工系の学生が論文発表などのプレゼンテーションをする時、データをグラフ化して分かりやすさをアピールします。
グラフ化をする目的は、数値やデータをビジュアル化することで聴衆の理解をサポートするためです。
このグラフを加えたスライドをプレゼンテーションする時、縦軸横軸が何を指しているのかを説明します。
そうすることで、聴衆のグラフに対する理解度や理解するまでの時間が違ってきます。
これは、商品のプレゼンテーションをする場合にも言えます。

次に、指示棒やレーザーポインターの扱い方について見ていきます。
プレゼンテーションの時、指示棒を使って説明している個所を指し示します。
これによって、聴衆は今どこをプレゼンテーションしているのか分かりやすくなります。
この時、緊張している人を見ていると、スライド側と正反対の腕で腕をクロスさせて指示棒を持ってプレゼンテーションしている人が多いのに気づきます。
これでは腕が十分に伸びず、聴衆に背を向ける形になります。
聴衆に背を向けて説明するのは、基本的にマナー違反です。
指示棒で指す時でも、不自然にならない程度に正面を向きながらプレゼンテーションするように意識してください。
楽に指示棒を扱うには、スライド側にある手で指示棒を扱うことが大切です。

それと最近のプレゼンテーションでは、レーザーポインターを使う人も増えてきました。
注目して欲しい部分の説明が終わったら、レーザーポインターのスイッチは必ず切りましょう。
関係ないところを指したり、壁をあちこちうろうろすると、聴衆はプレゼンテーションに集中できません。
また間違えて聴衆の目にレーザーが入ると、目を痛める原因にもなります。
人の多い場所でのレーザーポインターの取り扱いは、とくに十分気をつけてください。

プレゼンテーションで原稿を読まずにできたら・・・と思ったことはありませんか？
プレゼンテーション用のスライドは作る時から、原稿を読まないですむように考えながら作るとよいです。

では、どういった作り方をすればプレゼンテーション本番で原稿を見ないで、しかも暗記もしないですむのか？
この回答はいたって単純です。
スライドを説明する際、視線移動する順番にスライドのパーツを指し示しながら、プレゼンテーションすればよいのです。
丁寧に説明すれば、スライド1枚で1分以上は話せます。

この時、スライド作りで気をつける点があります。
それは人間にとって自然な視線移動になるように、Ｚの形に配置するように心がけましょう。
例えば、新聞に入っているスーパーの広告チラシを思い浮かべてみてください。
この手のチラシは、まず左上に視線を置いて、Ｚの形に視線が動くようにレイアウトされています。
このレイアウトの方が、人間の視線移動にとっては都合がよいのです。
他にかんたんなＺの形のレイアウトとしては、箇条書きにしたものも同じ効果があります。
ただしプレゼンテーションでは箇条書きにされた項目や文章が多いと、逆効果になるので気をつけてください。

何度も言いますがプレゼンテーション用のスライドは、“見せる”ためのものです。
“見せる”ためのものならばフォントは可視性に優れ、レイアウトは視線移動も自然なものにならなければいけません。
ですのでスライドの内容はＺの形にレイアウトをして、原稿なしでプレゼンテーションできるように心がけましょう。
そしてレイアウトしたものは、すべて本番の時に説明するようにしてください。
本番で説明しないものは、スライドには絶対に入れないようにしてください。
こうすればプレゼンテーション本番では、原稿が必要なくなります。

また原稿なしでプレゼンテーションできる発表者は、聴衆から見れば自信に満ちて見えます。
これを読んでいるあなたも、ぜひ原稿なしでプレゼンテーションできるスライド作りに挑戦してみてください。

プレゼンテーションのように大勢の人前で話すのは、けっこう苦手な方も多いのではないでしょうか？
これを書いている私も同じです。
リハーサルはうまくいくのですが、どうしても本番だけは緊張するものです。
このように緊張している時、たいていの方はプレゼンテーションに対する自信のなさが現れます。
説明などしている場面で言い切れない、あ〜などの間を入れてしまう、などが代表的です。

まず、プレゼンテーションをしている場面で言い切れない状態を見ていきましょう。
言い切れない・・・というのは、「〜と思います。」のような断定形でない言葉で終わることを指します。
プレゼンテーションのシーンで「〜と思います。」のような推測を思わせる言葉で終わると、発表者がプレゼンテーションの内容に自信がなく見えます。
これが会社の商談の場であれば、このような言葉を用いるのは大きなマイナスです。
また学生の研究発表であれば、教授陣からの鋭い指摘の入る原因にもなります。
仮定や推測を述べる場面でない限り、プレゼンテーションでは断定する言葉で終わるように気をつけてください。

次に、あ〜などの間を入れてしまうことについてみていきましょう。
人間は極度の緊張のあまり、「あ〜」「え〜」などの間を入れてしまいがちです。
この間があまりに多くなると、聴衆はプレゼンテーションの内容に集中できないくらい、聞きづらくなることがあります。
また商談の場であれば、交渉相手はここの商品を購入しようとはとても思わないでしょう。
プレゼンテーションのリハーサルで間が多いな、と感じたら、意識して言わないように気を配りましょう。

これらのような自信のなさは、プレゼンテーションの内容への自信のなさから来ていることもあります。
プレゼンテーションをするならば、その内容に自信が持てるだけの知識の習得やリハーサルをしっかりして好きになりましょう。
例えばあなたの趣味が自動車だとします。
自分の好きな自動車の説明ならば、少々間違っても自信を持って相手にプレゼンテーションできるはずです。
このように内容を好きになれば、自信のなさは吹っ飛びます。

プレゼンテーションで話すのに必要な話し方の基本は、あなたは大丈夫ですか？
大勢の人前で話すことは、特殊な職業についていない限り機会は少ないです。
そのため、プレゼンテーションの時に大勢の人前で話すのに躊躇する人も多いと思います。
ここでは人前で話すことが苦手な人でも、堂々としているように“見える”話し方の基本を書きます。
いろいろありますが、いちばん重要なのは大きな声で話す、話しは短く区切る、席の後ろを見ながら話す、ことがプレゼンテーションでは大切です。

まず、大きな声で話すことから見ていきましょう。
緊張しやすい人からは、プレゼンテーションで大きな声なんて・・・というため息まじりの言葉も聞こえてきそうです。
ですがプレゼンテーションの場合、出だしを大きくはっきりした声で話していると、途中から落ち着きが生まれてきます。
ですので出だしを特に意識して大きな声で話していると、うまくいきやすいのです。

次に、話しは短く区切ることを見ていきましょう。
例えば「私は暑いのが苦手ですが、海には行きたいですし、山も行きたいです。」という文章は、聞く立場だとしても聞きづらい感じがすることでしょう。
これを「私は暑いのが苦手です。それでも海には行きたいです。もちろん山にも行きたいです。」と区切ると、前よりも話しの内容がより分かりやすくなります。
プレゼンテーションでは発表者が話す言葉も同じように短く区切ることで、話しの印象が大きく違ってきます。
また、プレゼンテーションでは堂々としているようにも見えます。

最後に、聴衆の一番後ろ付近を見ながら話すことについて見ていきましょう。
これは、カラオケ教室を開いている元プロ歌手の先生に教えてもらった話しです。
カラオケの際、モニタを見るよりも後ろの方の人の目を見ながら歌うとうまく見える、と教えてもらったことがあります。
もちろん、時折視線を近くの人にも移します。
これはモニタばかり見ていると、声も通りにくくなるのを防ぐ意味もあります。
プレゼンテーションをする際など、原稿ばかり見ていると声も小さくなりがちです。
また手元ばかり見ていると、内容にも自信がないように見えてしまいます。
プレゼンテーションでは、発表者がいかに自信があるように見せるかが成功の鍵になります。