2009年07月23日

聴衆をダレさせないプレゼンテーション・テクニック [話し方その8]

プレゼンテーションで話しだけで聴衆をダレさせない方法は、ベテランになれば誰もがひきつけられます。
ですが初心者がいきなりできるわけではありません。
そこで、ここでは話す中身について、2つに絞ってヒントを挙げています。

・最新の話題、またはデータ
プレゼンテーションでは、同じジャンルまたは興味のある人が大勢を占めます。
そのため、スライドの構成も既知のものが大半を占めることも間々あります。
そのようなときには、最新の話題やデータを織り交ぜるコツを使います。
これは既知ではない情報を提示することで、聴衆はその内容に対して興味を示します。
聴衆が興味を持って参加しているプレゼンとくにビジネスシーンならば、中にはそれを知っている人もいるでしょう。
そのような方は最新の情報を持っていることに対して、逆に発表者への信頼感を増すことでしょう。

・聴衆を指名、または質問
学校の授業などの場合、生徒からするといきなりの指名や質問は本人はもとより同じ空間にいる生徒もハッとさせられます。
このように適切なタイミングで指名や質問をすると、適度な緊張感や集中力を維持したままプレゼンを終えることも可能です。
例えば45分もプレゼンをする場合、人間の集中力は30分で尽きます。
このように時間が長い場合には、集中力がいちばん低下するタイミングで行うコツが効果的です。
また短いプレゼンのときでも、特に集中して聞いてほしいタイミングで行うことも効果的です。
ただし指名や質問をしすぎると、緊張しすぎて肝心の内容を理解してもらえないこともありますので、乱発するのは控えましょう。


2009年03月10日

プレゼンテーションでの話し方のタブー [話し方その7]

プレゼンテーションで、あなたは聴衆のヒンシュクを買う話しをしていませんか?
または質疑応答で困るような質問をしませんか?

これにはいろいろなケースが考えられます。
私が遭遇したケースでは、指導教官でない専門外の教授が学生に質問をしたとき、担当の指導教官である教授との間で壮絶な舌戦が繰り広げられたことがあります。
哀れなのはプレゼンをしている、当の学生です。
専門家の論争なので、発表者はどちらにフォローすることもできません。
こうなると成り行きに任せるしかありません。
大人気ないと言えば、それまでですが・・・。

この場合はプレゼンで質問する側が、発表者の専門領域を侵害したと感じたことから始まっています。
同じように、これが発表する側が相手の専門領域を侵害するようなことがあれば、相手は不快に感じるか、質疑応答でバトルが生じる可能性があります。

これ以外にも、たまに発表者が聴衆を見下すような話し方をする人もいます。
もちろん、発表者本人は見下すつもりで言っているわけではないことが大半です。
たとえば「この程度のことは知っていると思いますが・・・」などは、よく聞かれる枕詞のひとつです。
もちろん、聴衆の構成をリサーチした上での自信なのかもしれません。
しかし聴衆も人間ですから忘れていることもありますし、いままで縁がなく本当に知らない可能性もあります。
このようにプレゼンでは発表者の思い込みというのが、知らず知らずのうちに話しに出てきます。
本人はそのつもりではなかったとしても、これがあなたにとって大切な商談に関わるプレゼンならば致命的なミスにもなります。

昨今プレゼンテーションはどこでも行われており、聴衆の耳も肥えてきています。
ちょっとした何気ないひと言が、あなたのすばらしいプレゼンをダメにするかもしれないことに気をつけてください。

2009年02月08日

規模に応じてアシスタントを頼んでみよう [準備その7]

プレゼンテーションにおけるアシスタントとは何でしょうか?
お芝居における黒子のような役割が、アシスタントに当たります。

プロジェクターで表示するスライドが多かったり、大規模な会場でプレゼンをする場合など、発表者がすべてを仕切るのが難しいことがあります。
このような時、効率的にプレゼンを行うには、優秀なアシストができる仲間が必要です。
アシスタントはスライドの切り替え、室内の明かりの調整、トラブルのフォローなどがアシスタントの役割とされています。

あなたのプレゼンテーションでアシストを依頼する場合、どのようなことを重視しますか?
いちばん大切なことは、あなたがするプレゼンの内容を可能な限り共有・理解できる能力のある人にアシストを依頼することです。
アシストする人の能力を超えている場合、プレゼンでスライドを出すタイミングすら間違えたりすることが考えられます。
あなたがスマートなプレゼンをしたいならば、アシスタントにも内容をしっかり共有・理解してもらって、いざというトラブルのときに能動的に対応してもらうことが必要になります。

次にアシスタントを依頼したとき、忘れずに行っておきたいのがリハーサルです。
最低でも本番同様のリハーサルを、アシストする人といっしょに2回は行ってください。
大がかりなプレゼンテーションの場合、発表者だけが進行を理解していたのではいけません。
あなたがスムースなプレゼンを期待するならば、アシストする仲間と呼吸を合わせることが何より大切なコツです。

そしてアシスタントは、プレゼンテーションの規模に応じて調整することを忘れないでください。
アシストの作業内容がひとりで作業可能かどうかも、かならず考慮に入れてください。

2009年01月04日

プレゼンテーションのシーン別の主な種類 [構成その5]

プレゼンテーションは、行うシーンや国によってやりかたが変わってきます。
いちばん顕著な例は、日本とアメリカにおけるやり方の違いです。

日本では、プレゼンする側があらかじめデータや結論をまとめあげます。
その上で、相手に説明したり議論することが一般です。
それに比べてアメリカの場合、結論はプレゼン後に議論するのが一般です。
はじめから結論ありきは、嫌う傾向にあります。
このように国によっても、そのやり方のコツは大きく変わってきます。

それ以外にも学会発表のようなもの、ビジネスシーンにおける商談のようなもの、会議のように議論を要するものなどがあります。

学会発表や卒論の場合、発表者がまとめたデータや結論を発表します。
議論を交わすこともありますが、基本的に発表者からによる一方的なプレゼンです。
結論は、発表者にすべてかかっています。
これは先の日本に多いものと同じです。

ビジネスシーンにおける商談の場合、一方的な説明は敬遠されます。
みなさんも服などのショッピングにでかけた時、店員にしつこく付きまとわれて困った経験はあるのではないでしょうか?
商談のように一方的なセールストークは、あまりよい結果にはなりません。
このような場合、お客が必要とするデータを適切なタイミングで示すのが重要なコツです。
そしてお客が購入にいたるように導きます。
結果、成約にもつながります。
商談のようなプレゼンの場合、相手との双方向性が重要視されます。
ですので結論は、相手にすべてかかっています。

会議のようなものの場合、一応結論は述べます。
しかし最終的な意思決定は、会議において議論したうえで決まります。
結論は、プレゼンした本人の意見を土台にして、議論のうえで決まります。
これは先のアメリカに多いものと同じです。

以上のように、国やシーンにおいてプレゼンテーションの運び方のコツは変わってきます。

2008年07月02日

プレゼンテーションの前の転ばぬ先のリハーサル [準備その3]

プレゼンテーション本番にそなえ、リハーサルは必ず行います。
リハーサルを行うことで、自分の問題点が見えてきます。
リハーサルでは、本番同様のリハーサル、仲間に見てもらっての確認、時間を計っておくことが重要になってきます。

まず本番同様のリハーサルは、本番をスムースに進行させるのに大事な練習になります。
表示する映像にOHPやパソコンを使う場合、切り替えるタイミングやポイントを指示棒で指すなどの振る舞いのチェックもしておきます。
発表者は、ただ原稿を読むだけではいけません。
原稿に沿ったタイミングで映像を表示したりポイントを指すことで、伝えたいプレゼンの内容が伝わりやすくなるからです。

次に大切なのが、仲間などにプレゼンテーションの様子を実際に見てもらうことです。
発表者本人だけではプレゼンで気づきにくいクセや、説明の分かりにくいところなどを指摘してもらいます。
また人前で話すことが苦手な人にとっては、リハーサルはよい練習となります。
そうすることで、より完成度の高いプレゼンを用意できます。

そしてプレゼンにかかる時間を計ることも大切です。
原稿を読むだけと本番同様の状態でリハーサルをするのとではかかる時間が違います。
プレゼンの多くは、時間の制約があります。
自分の持ち時間を越えてしていると、後続の発表者や進行の妨げにもなります。
何よりも、あせるのは主役である発表者本人です。
その結果、プレゼンで伝えたい内容が伝わらなかったということにもなります。
事前にプレゼンにかかる時間を計っておき、本番でもストップウォッチを確認しておくとプレゼンテーションを安心して進行することができます。

2008年07月01日

プレゼンテーションで使う機器のチェックは本番トラブル回避に必要 [準備その2]

会場を借りてプレゼンテーションをする場合、発表者はプロジェクターとパソコンの相性チェック、会場の暗さ、そして会場での電源確保を確認しておきましょう。

プレゼンテーションで使用するプロジェクターとパソコンの相性についてですが、特にどちらかを持参する場合は相性チェックを必ず行ないます。
というのも私のところによく持ち込まれる相談のひとつに、プロジェクターにパソコンの画面が移らない・・・というものがあります。
なかには単純に接続ミスや設定の仕方に問題があることも。
ただ、それよりも重大な問題が見つかることがあります。
それがプロジェクターとパソコンとの相性が悪く映像が表示されない・・・というものです。

この多くの問題は、プロジェクターかパソコンのどちらかが古すぎることが原因になっています。
公共施設の備品としてプロジェクターがある場合は、ほぼ古いものと考えておくべきです。
さらに詳しく原因を説明すると、表示するプロジェクター側がパソコン画面の解像度(表示可能な画面サイズのこと)をサポートしていないことが原因になっています。
そのことから対処法は、プロジェクターの説明書を事前に確認しておくことが大切です。
必ずプロジェクターがパソコンに対応できるか解像度を確認しましょう。
もしプレゼンテーションまでに時間的余裕があれば、実際に接続してみることをお勧めします。
もし十分な確認をしていないと、プレゼンテーション本番の時になって写すことができず、パニックになる恐れがあります。

その他プロジェクターに関して気をつけることは、プレゼンテーション時のプロジェクターと会場の明るさの関係です。
古いプロジェクターの場合、輝度(明るさのこと)が不十分なものが多いのです。
会場の暗さが不十分な場合、スクリーンの映像や文字がぼやけて見えます。
蛍光灯をつけると、ほとんど見えないこともあります。
このような状態では、せっかく準備したプレゼンテーションの資料も効果がありません。
もし可能なら、最新のプロジェクターがお勧めです。
特に2000ルーメン程度の輝度があれば、会場の暗さが不十分でも十分使えます。

意外に忘れがちなのが電源の確保。
プロジェクターやパソコン用に確保するコンセントが遠く、配置に困ることもあります。
当日になってこれに気づくと、設置に時間がとられプレゼンテーション本番にも影響します。
そうならないように、プレゼンテーションの前に延長コードも十分に用意することをお勧めします。

2008年06月30日

聴衆分析があってこそプレゼンテーションは成功する [準備その1]

プレゼンテーションを行なう前には、聴衆の構成を確認することからはじめます。
主に世代、立場や人数を考慮します。

まず世代について見ていきましょう。
20代の若い世代が使う用語や横文字が多いと、中高年の世代の大勢は理解できないことが多くなります。
下手をすると、質疑応答もそういった言葉の説明だけに終始する恐れがあります。
また逆に中高年の世代で主に使われる用語には若い世代相手に理解できないものもあります。
うやむやのまま終了することが考えられます。
また質疑応答に影響があるどころか、内容の理解にまで影響してしまいます。
このようなことがないように、発表者は聴衆の世代に合わせたプレゼンを作ることが大切です。

次にプレゼンテーションにおける聴衆の立場について見ましょう。
自社製品の説明をするのに相手が取引先の方であれば、自社製品に関する知識はほぼありません。
そこで発表者が当たり前に思うことでも、相手は何も知らないことを前提にした丁寧なプレゼンを作ることが大切です。
逆に学生が大学教授を前にプレゼンするような場合、丁寧な説明はかえってよくありません。
このような時は、専門用語を適切に使うことに気を配るべきです。
このように、相手の立場に応じて説明する内容をよく考慮する必要があります。

最後に、プレゼンに関する人数についても見ておきましょう。
聴衆が少ない場合、様子が分かりやすいので臨機応変にコミュニケーションを取るのが容易です。
一方、不特定多数の聴衆の場合、人数が多いことを想定した準備が必要です。
例えば車の発表会などを見ると、発表者が車に乗って登場するなど注目を集めやすい登場の仕方から入っていたりします。
このように人数や内容にあわせて、注目されやすくする工夫も事前の調査があってできることです。

世代、立場や人数をあらかじめ把握しておくことは、プレゼンテーションの成功の可否がかかっていると言っても過言ではありません。

2008年06月29日

プレゼンテーションをはじめる前に

プレゼンテーションとは、会議・商品・論文などの発表や説明をしたりすることです。

今や職場・大学のみならず、小中高校の授業の中でも、プレゼンが実践されています。
私も大学生のころ、プレゼン技法を踏まえて、何度も論文発表のリハーサルをした(させられた?)記憶があります。
うまくいく時もあれば、いかない時もありました。
プレゼンがうまくいく秘訣。
それはどれだけ下準備ができているか、にかかっています。

初めての人はその下準備のため、プレゼンについて書かれた本を読むと思います。
ところが実際にプレゼンテーションについて書かれた本を手にとると、
 ・専門用語が多い。
 ・簡単でも項目が多すぎる。
などの理由であきらめる人も多いのではないでしょうか?
私が読んでも、脱・初心者がステップアップのために読む本が多いように思えます。

そこで当サイトでは、最低限必要なコツだけをまとめてみました。
専門的なことは、一切抜きです。
初心者にとって必要な初歩の初歩のみお伝えします。
より専門的な内容に関しては、プレゼンについて書かれた本を読んだり、専門家のセミナーに参加してスキルアップを目指してください。

なお初歩の初歩は、日常生活でも応用できます。
他人に言いたいことを伝えたい場合、効率的に伝え納得させやすくなります。
決して授業や仕事だけに必要なスキルとは言い切れません。
プレゼンテーションのコツを身につけて、公私共に“伝える達人”になってみませんか?
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