誰もが怖い質疑応答への対処 [質疑応答その１]

プレゼンテーションで一番怖いのは、質疑応答ではないでしょうか？
質問というものは、たいてい発表者の想定外のものが多いものです。
特に聴衆が専門外の方ならば、その傾向は強くなります。
そのような時、発表者はあわてがちです。

このような時はあわてず、相手の質問内容を必ずメモしましょう。
そして「〜が聞きたいのですね？」と質問内容を確認してから、答えるようにしてください。
質問に的確に対応できるように、質問内容の確認で落ち着くことが大切です。
また質問者の意図を、再確認することも大切です。

こういった時、スライドや資料で使わなかったものが使えることもあります。
本番で使わないからと言って、捨てたりしないようにしてください。
大事にファイリングしておけば、思ってもいなかった質問にも対処できたと言うことはよくあります。

それでも、質問に回答できないこともあります。
そのような時は、質疑応答終了後に個別に応対させていただくようにお願いしましょう。
というのも、質疑応答で質問に立ち往生している発表者というのは、非常に見苦しいものがあります。
学生の論文発表であれば、教授陣が助け舟を出してくれることがあるかもしれません。
しかし商談の場でのビジネス・プレゼンテーションだと相手の印象もマイナスになり、まさに致命的とも言えます。
分からない場合、本番終了後に質問者と話し合うか、後日回答させてもらうようにするべきです。

意外に忘れがちなプレゼンの常識 [話し方その４]

プレゼンテーションでは、常識とされる話す時の様子や解説方法などがあります。
プレゼンテーションで使用する数値やデータはグラフ化し縦軸横軸を説明する、指示棒の扱い方など、意外と忘れがちであることが実に多いです。

グラフの縦横の軸を説明することから、見ていきましょう。
例えば理工系の学生が論文発表などのプレゼンテーションをする時、データをグラフ化して分かりやすさをアピールします。
グラフ化をする目的は、数値やデータをビジュアル化することで聴衆の理解をサポートするためです。
このグラフを加えたスライドをプレゼンテーションする時、縦軸横軸が何を指しているのかを説明します。
そうすることで、聴衆のグラフに対する理解度や理解するまでの時間が違ってきます。
これは、商品のプレゼンテーションをする場合にも言えます。

次に、指示棒やレーザーポインターの扱い方について見ていきます。
プレゼンテーションの時、指示棒を使って説明している個所を指し示します。
これによって、聴衆は今どこをプレゼンテーションしているのか分かりやすくなります。
この時、緊張している人を見ていると、スライド側と正反対の腕で腕をクロスさせて指示棒を持ってプレゼンテーションしている人が多いのに気づきます。
これでは腕が十分に伸びず、聴衆に背を向ける形になります。
聴衆に背を向けて説明するのは、基本的にマナー違反です。
指示棒で指す時でも、不自然にならない程度に正面を向きながらプレゼンテーションするように意識してください。
楽に指示棒を扱うには、スライド側にある手で指示棒を扱うことが大切です。

それと最近のプレゼンテーションでは、レーザーポインターを使う人も増えてきました。
注目して欲しい部分の説明が終わったら、レーザーポインターのスイッチは必ず切りましょう。
関係ないところを指したり、壁をあちこちうろうろすると、聴衆はプレゼンテーションに集中できません。
また間違えて聴衆の目にレーザーが入ると、目を痛める原因にもなります。
人の多い場所でのレーザーポインターの取り扱いは、とくに十分気をつけてください。

あなたのプレゼンは自信あるように見えていますか？ [話し方その２]

プレゼンテーションのように大勢の人前で話すのは、けっこう苦手な方も多いのではないでしょうか？
これを書いている私も同じです。
リハーサルはうまくいくのですが、どうしても本番だけは緊張するものです。
このように緊張している時、たいていの方はプレゼンテーションに対する自信のなさが現れます。
説明などしている場面で言い切れない、あ〜などの間を入れてしまう、などが代表的です。

まず、プレゼンテーションをしている場面で言い切れない状態を見ていきましょう。
言い切れない・・・というのは、「〜と思います。」のような断定形でない言葉で終わることを指します。
プレゼンテーションのシーンで「〜と思います。」のような推測を思わせる言葉で終わると、発表者がプレゼンテーションの内容に自信がなく見えます。
これが会社の商談の場であれば、このような言葉を用いるのは大きなマイナスです。
また学生の研究発表であれば、教授陣からの鋭い指摘の入る原因にもなります。
仮定や推測を述べる場面でない限り、プレゼンテーションでは断定する言葉で終わるように気をつけてください。

次に、あ〜などの間を入れてしまうことについてみていきましょう。
人間は極度の緊張のあまり、「あ〜」「え〜」などの間を入れてしまいがちです。
この間があまりに多くなると、聴衆はプレゼンテーションの内容に集中できないくらい、聞きづらくなることがあります。
また商談の場であれば、交渉相手はここの商品を購入しようとはとても思わないでしょう。
プレゼンテーションのリハーサルで間が多いな、と感じたら、意識して言わないように気を配りましょう。

これらのような自信のなさは、プレゼンテーションの内容への自信のなさから来ていることもあります。
プレゼンテーションをするならば、その内容に自信が持てるだけの知識の習得やリハーサルをしっかりして好きになりましょう。
例えばあなたの趣味が自動車だとします。
自分の好きな自動車の説明ならば、少々間違っても自信を持って相手にプレゼンテーションできるはずです。
このように内容を好きになれば、自信のなさは吹っ飛びます。

話し方の基本は押さえていますか？ [話し方その１]

プレゼンテーションで話すのに必要な話し方の基本は、あなたは大丈夫ですか？
大勢の人前で話すことは、特殊な職業についていない限り機会は少ないです。
そのため、プレゼンテーションの時に大勢の人前で話すのに躊躇する人も多いと思います。
ここでは人前で話すことが苦手な人でも、堂々としているように“見える”話し方の基本を書きます。
いろいろありますが、いちばん重要なのは大きな声で話す、話しは短く区切る、席の後ろを見ながら話す、ことがプレゼンテーションでは大切です。

まず、大きな声で話すことから見ていきましょう。
緊張しやすい人からは、プレゼンテーションで大きな声なんて・・・というため息まじりの言葉も聞こえてきそうです。
ですがプレゼンテーションの場合、出だしを大きくはっきりした声で話していると、途中から落ち着きが生まれてきます。
ですので出だしを特に意識して大きな声で話していると、うまくいきやすいのです。

次に、話しは短く区切ることを見ていきましょう。
例えば「私は暑いのが苦手ですが、海には行きたいですし、山も行きたいです。」という文章は、聞く立場だとしても聞きづらい感じがすることでしょう。
これを「私は暑いのが苦手です。それでも海には行きたいです。もちろん山にも行きたいです。」と区切ると、前よりも話しの内容がより分かりやすくなります。
プレゼンテーションでは発表者が話す言葉も同じように短く区切ることで、話しの印象が大きく違ってきます。
また、プレゼンテーションでは堂々としているようにも見えます。

最後に、聴衆の一番後ろ付近を見ながら話すことについて見ていきましょう。
これは、カラオケ教室を開いている元プロ歌手の先生に教えてもらった話しです。
カラオケの際、モニタを見るよりも後ろの方の人の目を見ながら歌うとうまく見える、と教えてもらったことがあります。
もちろん、時折視線を近くの人にも移します。
これはモニタばかり見ていると、声も通りにくくなるのを防ぐ意味もあります。
プレゼンテーションをする際など、原稿ばかり見ていると声も小さくなりがちです。
また手元ばかり見ていると、内容にも自信がないように見えてしまいます。
プレゼンテーションでは、発表者がいかに自信があるように見せるかが成功の鍵になります。