2008年08月28日

プレゼンテーションのスライド1枚に1メッセージ [スライド作成その4]

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込みすぎていませんか?
限られた短い時間では、特にそのような傾向にプレゼンがなりがちです。
しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり正しい情報も伝わらないリスクがあります。

プレゼンでは、スライド1枚につき1メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。
そして内容も正しく理解されやすくなります。
では情報量が多いプレゼンの時に、どのようにして1枚に詰め込むか?
図表を使って、効率的に内容をビジュアル化することが重要になってきます。

なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的にビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。
人は、1分間に300文字分の情報を話して伝えることができます。
情報を文字として読む場合では、1000文字分の情報を相手に伝えることができます。
ところが情報を見る場合では、2000文字分の情報を相手に伝えることが可能です。※

プレゼンで図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。
すなわち、400字詰め原稿用紙5枚分の説得効果を1分間でできることになります。
スライド1枚に1メッセージの図表で構成したプレゼンは、絶大な効果を生むことになります。

限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝えることが可能になります。


※参考文献
1)山口弘明氏,「説得工学―効果的な伝え方の技術」,産業能率大学出版部発行,1983


2008年07月07日

プレゼンテーションの画像や表は見やすいですか? [スライド作成その3]

プレゼンテーション用にスライドを作成する時、あなたの作った図、表やグラフは見やすいでしょうか?
扱う際には、気をつけて欲しいポイントがいくつかあります。
スライド1枚あたりの図表とテキストの割合、図表と背景色の関係、関係のない図表は使わない、ということです。

まず、図表とテキストの割合から見ていきましょう。
プレゼンに使用する図表に、補足なりのテキストを付け加える場合があります。
このような時、スライド1枚に対してテキストは3割以下に抑えます。
あまりテキストが多いと、図表が小さくなりがちです。
その結果、図表が見えにくくなってしまいます。
プレゼンでは、図表を意識して作るように心がけてください。
どうしてもテキストが必要で図表と分けても支障がないなら、別のスライドとして箇条書きにした方が効果的です。
ケースに応じて、効果的に作るようにしましょう。

次に、図表と背景色の関係を見ましょう。
図表を使う場合、モノクロだけというのはあまりないでしょう。
表計算ソフトで作るグラフでも、色をつけて見やすくしています。
プレゼンテーションで使うスライドも同様です。
この時、気をつけてもらいたいことは、色と色の境界がギラギラとして見えにくくなるハレーションが起きないように気をつけてください。
また背景色は白が多いですが、図表に使用する色もあまり薄いものはいけません。
はっきり見えやすい色で、コントラストをつけましょう。

最後に気をつけて欲しいことは、やたらと何らかのキャラクターや絵などを入れないようにしてください。
もちろん、プレゼンと関係あるものなら問題はありません。
絵が入っていると、たしかににぎやかになります。
ですか関係のない絵の場合、肝心の内容に注目してもらえないこともあります。
また発表者の質も疑われかねません。
原則としてプレゼンテーションとは関係ない絵は入れない、入れるとしてもTPOに応じて判断してください。

2008年07月06日

テキストは短くコンパクトがプレゼンテーションでは効果的 [スライド作成その2]

プレゼンテーション用のスライドを作成する時、図表だけでは表現しにくい場合があります。
そのような時は、ついつい文章をだらだらと書き連ねていませんか?
結果、スライドは見にくくなりがちです。
このような時、重要度に順位付けした箇条書きにすると効果的です。
スライドに書かれたテキストを読む人は、実際には少ないものです。
またスライドに書かなくても、発表者が直接話してしまえば済む話しです。
とはいっても、重要な点をアピールするには、やはりスライドが効果的です。

これを解決するには、プレゼンテーション向けに要点を絞って短く箇条書きにすることがポイントです。
目安としては、3つくらいにまとめられれば理想的です。
あまり項目が多いと聴衆からすれば、発表者がプレゼンで伝えたいポイントがどこにあるのか分かりにくいものです。
また見るのにも、飽きてしまいます。
例えば、保険証書や契約書などの規約や約款が書かれているものなどで、多くの項目を箇条書きにしているのを見かけないでしょうか?
そこに書かれているものの数が多くなればなるほど、読むのがいやになるものです。
また読んでいくにつれて、それが何について書かれているものなのか分からなくなる場合もあります。
そこでプレゼンでは、3つにわけた箇条書きに重要なものから順に記していきます。

1つ目は、そのプレゼンで最重要なものとします。
一番アピールしたいものを最初に配置することで、聴衆の意識に訴えかけます。
2つ目は、次にプレゼンで伝えたい重要なものとします。
3つ目は、先の2つ以外のものをうまくひとつにまとめます。
もちろん、どうしてもまとめられない、また削れないものであればいくつか足しても構いません。
とはいっても、それが10個、20個とならないようにだけ気をつけましょう。

2008年07月05日

プレゼンテーションで誰もが見落としがちなフォント(文字)の力 [スライド作成その1]

プレゼンテーション用の印刷や画面表示される文字には、実は力があります。
その力とは何か知っているでしょうか?
スライドを作成をする時でも、文字の力を知っているのといないのでは見易さや伝達力に差が出ます。
プレゼンで、この力を気にするならテキストに使用するフォント(文字)スタイルに気をつけてください。

ワープロソフトを使用していると、いろいろなフォントがあります。
そこでついつい、気分で変えてみたりしたことがある人もいるでしょう。
しかし、これがプレゼンテーション用スライドを見にくくしてしまっている原因かもしれません。
というのも、文字の形に可読性重視、可視性重視の2種類があることを知らないためです。

可読性とは読みやすさを意味します。
例えば明朝体と言うフォントスタイルは、可読性に優れています。
主に小説など本文で使用されています。

一方、可視性とは見やすさを意味しています。
例えばゴシック体は、可視性に優れたフォントの代表です。
主に文庫本の背表紙やタイトルに使用されるスタイルです。

このように、可読性と可視性を意識して使う必要があります。
プレゼンで使用するスライドは、主に見せるためのものです。
そのことからも使用するフォントスタイルには、可視性を重視した方が効果的です。
先のゴシック体などが代表的です。
ただ可視性が高いフォントスタイルと言うものは、可読性は低くなります。
そのため、プレゼン用のスライドでは長文にならないように気を配ってください。

またプレゼンテーションの時に人に読んでもらいたい資料を配る場合、可読性を重視してください。
この場合、明朝体などのフォントスタイルを使用するとよいです。
ただし、タイトルなどは見せることが重要なので、可視性を重視したフォントを使います。

2008年07月04日

構成はプレゼンテーションの大切な骨格 [構成その2]

漫画や小説などは起承転結が重要ですが、プレゼンテーションの構成でも同じことが言えます。
プレゼンの構成を考える場合、TPOに応じて構成を変えます。
会場、機材など準備しての一般的なプレゼンと、短時間で相手を説得するためのプレゼンの2種類を紹介します。
これらはアプローチの仕方が、まったく違ってきます。

まず一般的なプレゼンから見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成は序論、本論、結論の3段構成になります。
これらを制限時間内に納めるように、スライドや説明を考えていくことになります。

最初に序論から見ていきましょう。
序論は、主にこれから説明する本論の概要、要約や背景を述べる部分になります。
ここはプレゼンの導入部分になるので、聴衆の気を引く工夫が必要です。
上手な発表者を見ていると、概要などとともに結論もいっしょに述べる人がいます。
初めに結論を述べておくと、なぜそのような結論になったのか聴衆が意識して次の本論を聞く心構えを準備させる効果があります。
時間もあまりかけないように気をつけます。
スライドならば1〜2枚程度に納めましょう。

次に本論を見ていきましょう。
本論ではスライドの図表をもとに、詳細に根拠や方法などを述べていきます。
ここで気をつけることは、話しの前後がつながるように構成していくことです。
話しの流れがあちらこちらに飛ぶようでは、聴衆には何も伝わりません。
またスライドも制約のあるプレゼンテーションの時間内に納まるように、説明にかける時間も考慮しながら作っていくことを忘れないでください。

最後に結論を見ていきましょう。
結論部分では、今まで述べてきたことをまとめる部分です。
スライドならば、1枚に納めるのが一般的です。
実際のプレゼンの時には、ここでスライドを読み上げるだけで終了しても構いません。

今度は、短時間で説得するためのプレゼンテーションについて説明します。
忙しい社長や教授などにプレゼンする場合、ものの数分間で説明しきる必要があります。
こういった場合、結論、理由、具体例、結論の4部構成でプレゼンテーションをします。
これはPREP法と呼ばれるプレゼンの一種です。
結論部分では、プレゼンで一番述べたいことを要約します。
理由は、なぜそれでなければならないのか!を述べます。
具体例は、明確な例を挙げます。
最後の結論では、今までの内容を要約し結論付けます。
このようにプレゼンテーションの構成は、TPOにあわせてすることが大切になります。

2008年07月03日

プレゼンテーションは時間との勝負 [構成その1]

プレゼンテーションは、決められた時間内で効率的に発表者の意図を聴衆に理解させられるかが勝負です。
そのためにはプレゼンにかかる時間配分の把握、そして発表とスライドの時間関係の把握が重要になります。

最初に、プレゼンにかかる時間配分について見ていきましょう。
プレゼンテーションは、プレゼンメイン部分と質疑応答部分の2部構成が一般的です。
質疑応答を含むプレゼン時間を主催者から割り当てられた場合、まず質疑応答にどれだけの時間をかけるのか考えます。
1件の質疑応答に、だいたい3分程度かかるとします。
2〜3件程度の質問が想定されるならば、5〜10分程度を質疑応答部分として確保します。
その上で残り時間を、プレゼンメイン部分に割り振ります。

次にプレゼンテーションメイン部分の時間が決まった(決められている)場合、プレゼン用資料のスライドにかける時間配分を考えます。
例えば発表時間が10分で10枚使うなら、1枚あたり1分で操作と説明をすることになります。
もし枚数が少ないならば増やすか、1枚あたりの説明を増やすかでプレゼンの時間の調整をします。
逆にスライドの枚数が多いならば、枚数を減らすことを考えます。
この時、ただ単にスライドを抜くことだけを考えてはいけません。
必ず前後の内容を考慮します。
これは話しの流れが途切れないように作り直しておかないと、聴衆は混乱をするだけです。
こういった細かい作業をきちんとこなすことが、質のよいプレゼンテーションを提供することにつながります。
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