あなたの図表は見やすいですか？ [スライド作成その３]

プレゼンテーション用にスライドを作成する時、あなたの作った図、表やグラフは見やすいでしょうか？
図表を扱う際には、気をつけて欲しいポイントがいくつかあります。
スライド１枚あたりの図表とテキストの割合、図表と背景色の関係、関係のない図表は使わない、ということです。

まず、図表とテキストの割合から見ていきましょう。
プレゼンテーション用のスライドに使用する図表に、補足なりのテキストを付け加える場合があります。
このような時、スライド１枚に対してテキストは３割以下に抑えます。
あまりテキストが多いと、図表が小さくなりがちです。
その結果、図表が見えにくくなってしまいます。
プレゼンテーションでは、図表を使うスライドでは図表を意識したスライド作りを心がけてください。
どうしてもテキストが必要で図表と分けても支障がないなら、別のスライドとして箇条書きにした方が効果的です。
ケースに応じて、効果的に作るようにしましょう。

次に、図表と背景色の関係を見ましょう。
図表を使う場合、モノクロだけというのはあまりないでしょう。
表計算ソフトで作るグラフでも、色をつけて見やすくしています。
プレゼンテーションで使うスライドも同様です。
この時、気をつけてもらいたいことは、色と色の境界がギラギラとして見えにくくなるハレーションが起きないように気をつけてください。
また背景色は白が多いですが、図表に使用する色もあまり薄いものはいけません。
はっきり見えやすい色で、コントラストをつけましょう。

最後に気をつけて欲しいことは、やたらと何らかのキャラクターや絵などを入れないようにしてください。
もちろん、プレゼンテーションと関係あるものなら問題はありません。
絵が入っていると、たしかにスライドはにぎやかになります。
ですか関係のない絵の場合、肝心の内容に注目してもらえないこともあります。
また発表者の質も疑われかねません。
原則としてプレゼンテーションとは関係ない絵は入れない、入れるとしてもＴＰＯに応じて判断してください。

テキストは短くコンパクトが効果的 [スライド作成その２]

プレゼンテーション用のスライドを作成する時、図表だけでは表現しにくい場合があります。
そのような時は、ついつい文章をだらだらと書き連ねていませんか？
結果、スライドは見にくくなりがちです。
このような時、重要度に順位付けした箇条書きにすると効果的です。
スライドに書かれたテキストを読む人は、実際には少ないものです。
またスライドに書かなくても、発表者が直接話してしまえば済む話しです。
とはいっても、重要な点をアピールするには、やはりスライドが効果的です。

これを解決するには、プレゼンテーション向けに要点を絞って短く箇条書きにすることがポイントです。
目安としては、３つくらいにまとめられれば理想的です。
あまり項目が多いと聴衆からすれば、発表者がプレゼンテーションで伝えたいポイントがどこにあるのか分かりにくいものです。
また見るのにも、飽きてしまいます。
例えば、保険証書や契約書などの規約や約款が書かれているものなどで、多くの項目を箇条書きにしているのを見かけないでしょうか？
そこに書かれているものの数が多くなればなるほど、読むのがいやになるものです。
また読んでいくにつれて、それが何について書かれているものなのか分からなくなる場合もあります。
そこでプレゼンテーションでは、３つにわけた箇条書きに重要なものから順に記していきます。

１つ目は、そのプレゼンテーションで最重要なものとします。
一番アピールしたいものを最初に配置することで、聴衆の意識に訴えかけます。
２つ目は、次にプレゼンテーションで伝えたい重要なものとします。
３つ目は、先の２つ以外のものをうまくひとつにまとめます。
もちろん、どうしてもまとめられない、また削れないものであればいくつか足しても構いません。
とはいっても、それが１０個、２０個とならないようにだけ気をつけましょう。

誰もが見落としがちなフォント（文字）の力 [スライド作成その１]

印刷や画面表示される文字には、実は力があります。
その力とは何か知っているでしょうか？
プレゼンテーション用スライドを作成をする時でも、文字の力を知っているのといないのでは見易さや伝達力に差が出ます。
プレゼンテーションで、この力を気にするならテキストに使用するフォント（文字）スタイルに気をつけてください。

ワープロソフトを使用していると、いろいろなフォントがあります。
そこでついつい、気分でフォントを変えてみたりしたことがある人もいるでしょう。
しかし、これがプレゼンテーション用スライドを見にくくしてしまっている原因かもしれません。
というのも、フォントスタイルつまり文字の形に可読性重視、可視性重視の２種類があることを知らないためです。

可読性とは読みやすさを意味します。
例えば明朝体と言うフォントスタイルは、可読性に優れています。
主に小説など本文で使用されています。

一方、可視性とは見やすさを意味しています。
例えばゴシック体は、可視性に優れたフォントの代表です。
主に文庫本の背表紙やタイトルに使用されるフォントスタイルです。

このようにフォントスタイルは、可読性と可視性を意識して使う必要があります。
プレゼンテーションで使用するスライドは、主に見せるためのものです。
そのことからもスライドで使用するフォントスタイルには、可視性を重視した方が効果的です。
先のゴシック体などが代表的です。
ただ可視性が高いフォントスタイルと言うものは、可読性は低くなります。
そのため、プレゼンテーション用のスライドでは長文にならないように気を配ってください。

またプレゼンテーションの時に人に読んでもらいたい資料を配る場合、可読性を重視してください。
この場合、明朝体などのフォントスタイルを使用するとよいです。
ただし、タイトルなどは見せることが重要なので、可視性を重視したフォントを使います。

構成は大切な骨格 [構成その２]

漫画や小説などは起承転結が重要ですが、プレゼンテーションの構成でも同じことが言えます。
プレゼンテーションの構成を考える場合、ＴＰＯに応じて構成を変えます。
会場、機材など準備しての一般的なプレゼンテーションと、短時間で相手を説得するためのプレゼンテーションの２種類を紹介します。
これらはアプローチの仕方が、まったく違ってきます。

まず一般的なプレゼンテーションから見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成は序論、本論、結論の３段構成になります。
これらをプレゼンテーションの制限時間内に納めるように、スライドや説明を考えていくことになります。

最初に序論から見ていきましょう。
序論は、主にこれから説明する本論の概要、要約や背景を述べる部分になります。
ここはプレゼンテーションの導入部分になるので、聴衆の気を引く工夫が必要です。
プレゼンテーションの上手な発表者を見ていると、概要などとともに結論もいっしょに述べる人がいます。
初めに結論を述べておくと、なぜそのような結論になったのか聴衆が意識して次の本論を聞く心構えを準備させる効果があります。
時間もあまりかけないように気をつけます。
スライドならば１〜２枚程度に納めましょう。

次に本論を見ていきましょう。
本論ではスライドの図表をもとに、詳細に根拠や方法などを述べていきます。
ここで気をつけることは、話しの前後がつながるようにプレゼンテーションを構成していくことです。
話しの流れがあちらこちらに飛ぶようでは、聴衆には何も伝わりません。
またスライドも制約のあるプレゼンテーションの時間内に納まるように、説明にかける時間も考慮しながら作っていくことを忘れないでください。

最後に結論を見ていきましょう。
結論部分では、今まで述べてきたことをまとめる部分です。
スライドならば、１枚に納めるのが一般的です。
実際のプレゼンテーションの時には、ここでスライドを読み上げるだけで終了しても構いません。

今度は、短時間で説得するためのプレゼンテーションについて説明します。
忙しい社長や教授などにプレゼンテーションする場合、ものの数分間で説明しきる必要があります。
こういった場合、結論、理由、具体例、結論の４部構成でプレゼンテーションをします。
これはＰＲＥＰ法と呼ばれるプレゼンテーションの一種です。
結論部分では、プレゼンテーションで一番述べたいことを要約します。
理由は、なぜそれでなければならないのか！を述べます。
具体例は、明確な例を挙げます。
最後の結論では、今までの内容を要約し結論付けます。
このようにプレゼンテーションの構成は、ＴＰＯにあわせてすることが大切になります。

プレゼンテーションは時間との勝負 [構成その１]

プレゼンテーションは、決められた時間内で効率的に発表者の意図を聴衆に理解させられるかが勝負です。
そのためにはプレゼンテーションにかかる時間配分の把握、そして発表とスライドの時間関係の把握が重要になります。

最初に、プレゼンテーションにかかる時間配分について見ていきましょう。
プレゼンテーションは、プレゼンテーションメイン部分と質疑応答部分の２部構成が一般的です。
質疑応答を含むプレゼンテーション時間を主催者から割り当てられた場合、まず質疑応答にどれだけの時間をかけるのか考えます。
１件の質疑応答に、だいたい３分程度かかるとします。
２〜３件程度の質問が想定されるならば、５〜１０分程度を質疑応答部分として確保します。
その上で残り時間を、プレゼンテーションメイン部分に割り振ります。

次にプレゼンテーションメイン部分の時間が決まった（決められている）場合、プレゼンテーション用資料のスライドにかける時間配分を考えます。
例えば発表時間が１０分、スライドを１０枚使うなら、スライド１枚あたり１分でスライド操作と説明をすることになります。
もしスライドの枚数が少ないならばスライドを増やすか、１枚あたりの説明を増やすかでプレゼンテーションの時間の調整をします。
逆にスライドの枚数が多いならば、スライドの枚数を減らすことを考えます。
この時、ただ単にスライドを抜くことだけを考えてはいけません。
必ず前後のスライドの内容を考慮します。
これは話しの流れが途切れないように作り直しておかないと、聴衆は混乱をするだけです。
こういった細かい作業をきちんとこなすことが、質のよいプレゼンテーションを提供することにつながります。