2009年09月30日

規模別プレゼンテーション [準備その8]

プレゼンテーションが行われる規模により、対話中心か説明中心かに分かれます。
ここをきちんと押さえておかないと、どんな達人でも失敗してしまいます。

不特定多数を対象としたプレゼンは、説明中心のものになります。
とくに人数が多い場合、しっかりしたシナリオを作っておくことが成功のカギになります。
大規模な公演会場で不特定多数の講演会などがよい例でしょう。
こういった大がかりなプレゼンをする機会の多い人は、他人の講演会などに参加して観察すると勉強になります。

一方、数十人程度という規模の場合、説明中心でありながら聴衆との意思の疎通も可能です。
しっかりとしたシナリオ作りと同時に想定外の質疑応答まで対応できる想定問答集作りが重要になってきます。
また聴衆の数が把握できる分、聴衆の中でカギとなる対象を絞ることが可能です。
たとえば大学生の卒論発表などの場合、とうぜんカギとなるのは参加している大学教授らになります。
参加している教授らを考慮に入れながらシナリオ作りと想定問答集を作成できます。

商談、企画会議や面接など比較的少人数のプレゼンの場合、対話が中心になります。
とうぜん相手の話す内容により、自分がプレゼンしたい方向性が違ってくることがあります。
主張したいポイントをしっかりとまとめた上で、思わぬ話題にも対応できるように対話相手を想定した内容をしっかり準備して望みましょう。
話ベタの人の場合、相手と関連する話題をニュースなどで仕入れておくなど工夫しましょう。


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2009年05月19日

プレゼンテーションで聴衆の注意をひく [構成その6]

プレゼンテーションで、聴衆の注意をひくのにあなたは苦心していませんか?
とくに初心者がビジネスで行うとなると、かなり頭の痛い問題です。

注意をひくコツの基本は、プレゼンをはじめた瞬間が大事です。
これはだれでも経験あることです。

たとえば、学校の授業を思い出してください。
集中できる授業と言うのは、たいてい授業のはじめから何かしら生徒の関心をひきつける話題を提供する先生ではありませんでしたか?
逆に最初から授業内容に突入する場合、よほど興味のある教科でない限りしょっぱなから退屈モードになってしまいます。

このように何ごとも出だしは肝心なのです。
では、プレゼンテーションでは何を話せばよいのか?

ビジネスマンやセミナー講師のプレゼンの場合、いろいろな出だしが考えられます。
何でもない話しから自然に入る、といったケースが多いです。
たとえば今日の天気、来るまでにあった出来事、テレビなどで気になった話し、好きな芸能人や偉人の話題などさまざまです。
もちろんプレゼンに絡めることを目的にするので、本当に関係も何もない話しは問題外です。

次にいきなりプレゼンのしょっぱなに聴衆に質問をするケース。
たとえばあなたがタイヤのセールスをしているなら、
「車のタイヤがパンクして困った経験のある人はいませんか?」
と聞けば、たいていの人が同意するでしょう。
そして、
「タイヤの交換が好きだと言う人はいませんか?」
と聞けば、ほとんどの人は同意しないか、にやにやする人なども出てくるでしょう。
「わが社のタイヤは、トラブルがあってもタイヤ交換することがありません。
なぜならパンクしないタイヤだからです。」
と導けば、聴衆は退屈することなくプレゼン導入部分からリラックスして発表者の話しに耳を傾けるでしょう。

このようにプレゼンテーションの目的とするところへ、自然に話題を持っていくコツが大切です。
そして聴衆の興味を喚起する。
それこそがプレゼンを成功へと導くコツです。
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2009年04月14日

信憑性を上げるプレゼンテーションの基本 [スライド作成その5]

プレゼンテーションでは、その内容の信憑性が重要になることがあります。

その内容が確かであると思われることが重視されるのは、なにもプレゼンの世界だけではありません。
たとえば、最近はエコがブームです。
自動車の広告などを見ると、そこにはどれだけ低燃費なのか書かれています。
また家庭で使用した消費電力によって、あなたの家からは二酸化炭素が風船の大きさで言うとこのくらい出ていますよ・・・などというのも同じです。
スライド内で使用されるデータが具体的であればあるほど、プレゼンに対するデータの信憑性が高まります。

また教養番組では、必ずと言っていいほどその道の専門家の助言をもとに番組が構成されています。
そして出されるフリップには、具体的な典拠も示されています。

資料の信憑性を上げるには、もちろん発表者も研鑽した上でプレゼンテーションにあたっていきます。
発表者がその道の専門家でない場合、とうぜん研鑽には膨大な時間がかかります。
しかし専門家に代弁してもらったり専門書から引用して典拠も示すと、あなたの研鑽にかかる時間は大幅に短縮されます。
プレゼンの内容も信頼されると同時に、あなた自身の時間が有効に使えるのです。

もちろん代弁してもらいっぱなし、引用しっぱなしではいけません。
代弁なり引用なりしたら、必ずその内容はあなた自身のものにすることも信頼してもらうためのコツです。
プレゼンを聞く機会が多い現代、聴衆の耳も肥えています。
とくに引用の場合だと、聴衆に自信のなさをすぐに見破られます。
引用の場合は、とくに理解することや典拠を明示することに勤めてください。
著作権の問題を気を付けていれば、それだけでいざと言う時にあなたもアドリブが利くようになります。
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2008年09月06日

聴衆を退屈させないプレゼンテーションの基本 [話し方その6]

プレゼンテーションでは、聴衆を退屈させてはいけません。
大半の退屈な発表や会議では、発表者による一方的な情報発信になっていることが多いです。

聴衆に印象が残すためには、話しはじめに相手の興味を引くことが大切です。
身近なことであれば、今日の天気のことやニュースや有名人の気になる話題などでも構いません。
また、その内容がこれから行うプレゼンにあっていれば文句なしです。

プレゼンの最中にも、出来事や体験談をしっかり盛り込みましょう。
学生は、卒業論文などの発表が多いです。
苦労した点、工夫した点やその過程での体験談などを盛り込みます。
こうすることで聴衆の興味も惹けますし、プレゼンのアピールにもなります。
また、論文内容のどこがポイントだったかも教授などに注目されやすくなります。

社会人であれば、企画、商品や会社のプレゼンが中心になります。
企画であれば、先の学生の方法も使えます。
商品や会社の場合、やはり実際の体験談を盛り込むといいです。
発表者自身が感じている魅力などもアピールできると、なおいいです。

退屈しないで印象に残すためには、テレビ番組の司会者が非常によい手本・参考になります。
だからと言って、無理に人気司会者の物まねをするわけではありません。
注目してもらいたいのは、興味を惹く話題をどのタイミングで盛り込んでいるのかです。

また、教養系番組もプレゼンを考える上でよい参考になります。
NHKで放送されていたプロジェクトXも、内容構成はよい参考になります。
例えば過去の出来事を映像で流した後に、ご本人に当時の苦労話を聞く・・・というのが、中心の構成になっています。
過去の出来事の映像だけだったら、その映像の印象はほとんど残らないでしょう。
しかし、過去の出来事の映像を見た後、当時の苦労話を聞くと印象の残り方は違ってきます。

このように、内容説明+αがあると聴衆は退屈しません。
なにより、聴衆の印象に鮮明に残りやすくなります。
とくに印象を残したい部分は、こういった手法で強調するといいでしょう。

本番でいきなり、プロのようにここまではできる人は少ないです。
こういったちょっとした話題も、本番までにしっかりと仕込んでおきます。
これで印象的なプレゼンテーションが誰でもできますし、心にも余裕が生まれてきます。
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2008年08月19日

プレゼンテーションでの聴衆と情報の共有 [話し方その5]

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と共有できていますか?
これができていないと、失敗してしまいます。

プレゼンにおける情報の共有の基本は、
 1.テーマやポイントが明確
 2.順序が明確
 3.専門用語は使わない
ことが重要になってきます。

まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見ていきましょう。
テーマは、プレゼンの背骨とも言える重要なものです。
テーマに関係ない話しをするのはいけません。
違うテーマの話しをすることによって、相手は何がテーマか混乱することになります。
またポイントを話す場合、どこからどこまでがポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。
この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、相手にとってはただの混乱のもとです。
テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に簡潔・明確でなければなりません。

次に、話しの順序について見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序立てて流れを作ります。
話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。
話の流れが前後すると、相手は発表者が何を言いたいのか分からなくなります。
また手元の原稿やスライドを見ながらプレゼンをする場合、どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。
確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が慌てふためく姿をよく見ます。

最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。
プレゼンでは、誰にでも分かるように説明をしていきます。
しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っているわけではありません。
聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語をプレゼンテーションでは取捨選択することが大切です。
例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。
しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の羅列では発表者の考えが伝わりません。
これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と同じ目線ですることが大切です。
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2008年08月12日

プレゼンテーションでの質疑応答を予想できますか? [質疑応答その2]

プレゼンテーション後の聴衆からの質問を、あなたは予想できていますか?

質疑応答では、内容に興味を持った人が質問をしてきます。
発表者が気をつけるのは、聴衆の興味の持ち方です。

プレゼン後の質疑応答を予想して作る想定問答集では、興味の持ち方にポイントを絞ります。
主な質問の傾向として、
 1.否定的
 2.好意的
 3.単純
に大別できます。

まず、否定的から見ていきましょう。
質問でいちばん厄介なのが、この否定的な質問です。
例えば「〜の方法には、もっと他に最適なものはないのか?」や「〜の根拠がいまいちすっきりしない。」など、プレゼンの切り口とは違う見方の質問が飛び交うこともあります。
そこで聴衆の気持ちになって、別の見方がないかチェックしておきます。
また、プレゼンテーションで導いた結論に使用した手法(または方法)以外に、別の手法などがないかもチェックしておきます。
内容からチェックした想定質問を箇条書きにして、回答もメモしておきましょう。

次に、好意的について見ていきましょう。
好意的な質問では「積極的に使ったみたい」、「他に用途はあるのか?」、「さらに理解を深めたい」など、聴衆自ら導入のアクションを起こしたい、また賛同する場合に多いです。
このような質問が多いならば、プレゼン自体はほぼ成功しています。
ですので、内容をさらに一歩突っ込んだ回答が必要になってきます。
スライドに収まりきらなかった内容も合わせて、想定問答集作成の参考にするといいです。

最後に単純の場合です。
この質問でよくある例が、述べた用語や図解の説明を求めるものです。
これがあまりに多い場合は、プレゼンが失敗している可能性があります。
聴衆に分かる言葉や分かりやすいスライドで説明しなければなりません。
それができていないということは、内容自体も聴衆には理解できていない可能性があります。
この説明に質疑応答で手間取るようでは、時間がいくらあっても足りません。
最悪、時間不足で質疑応答が終了・・・なんてこともあります。

手短に答えられるように、プレゼンテーションで使った用語の整理や予備のスライドも用意しておきましょう。
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2008年07月22日

原稿なしでプレゼンテーションを演出するポイント [話し方その3]

プレゼンテーションで原稿を読まずにできたら・・・と思ったことはありませんか?
のスライドは作る時から、原稿を読まないですむように考えながら作るとよいです。

では、どういった作り方をすれば本番で原稿を見ないで、しかも暗記もしないですむのか?
この回答はいたって単純です。
スライドを説明する際、視線移動する順番にスライドのパーツを指し示しながら、プレゼンすればよいのです。
丁寧に説明すれば、スライド1枚で1分は話せます。

この時、スライド作りで気をつけるコツがあります。
それは人間にとって自然な視線移動になるように、Zの形に配置するように心がけましょう。
例えば、新聞に入っているスーパーの広告チラシを思い浮かべてみてください。
この手のチラシは、まず左上に視線を置いて、Zの形に視線が動くようにレイアウトされています。
このレイアウトの方が、人間の視線移動にとっては都合がよいのです。
他にかんたんなZの形のレイアウトとしては、箇条書きにしたものも同じ効果があります。
ただしプレゼンテーションでは箇条書きにされた項目や文章が多いと、逆効果になるので気をつけるのも大切なコツです。

何度も言いますがプレゼン用のスライドは、“見せる”ためのものです。
“見せる”ためのものならばフォントは可視性に優れ、レイアウトは視線移動も自然なものにならなければいけません。
ですのでスライドの内容はZの形にレイアウトをして、原稿なしでプレゼンできるように心がけましょう。
そしてレイアウトしたものは、すべて本番の時に説明するようにしてください。
本番で説明しないものは、スライドには絶対に入れないようにしてください。
こうすればプレゼン本番では、原稿が必要なくなります。

また原稿なしでプレゼンできる発表者は、聴衆から見れば自信に満ちて見えます。
これを読んでいるあなたも、ぜひ原稿なしでプレゼンテーションできるスライド作りに挑戦してみてください。
posted by REN at 13:00| プレゼンテーションのコツ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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