聴衆の注意をひく [構成その６]

プレゼンテーションで、聴衆の注意をひくのにあなたは苦心していませんか？
とくに初心者がビジネスで行うとなると、かなり頭の痛い問題です。

注意をひくコツの基本は、プレゼンをはじめた瞬間が大事です。
これはだれでも経験あることです。

たとえば、学校の授業を思い出してください。
集中できる授業と言うのは、たいてい授業のはじめから何かしら生徒の関心をひきつける話題を提供する先生ではありませんでしたか？
逆に最初から授業内容に突入する場合、よほど興味のある教科でない限りしょっぱなから退屈モードになってしまいます。

このように何ごとも出だしは肝心なのです。
では、プレゼンテーションでは何を話せばよいのか？

ビジネスマンやセミナー講師の場合、いろいろな出だしが考えられます。
何でもない話しから自然に入る、といったケースは多いです。
たとえば今日の天気、来るまでにあった出来事、テレビなどで気になった話し、好きな芸能人や偉人の話題などさまざまです。
もちろんプレゼンに絡めることを目的にするので、本当に関係も何もない話しは問題外です。

次にいきなり聴衆に質問をするケース。
たとえばあなたがタイヤのセールスをしているなら、
「車のタイヤがパンクして困った経験のある人はいませんか？」
と聞けば、たいていの人が同意するでしょう。
そして、
「タイヤの交換が好きだと言う人はいませんか？」
と聞けば、ほとんどの人は同意しないか、にやにやする人なども出てくるでしょう。
「わが社のタイヤは、トラブルがあってもタイヤ交換することがありません。
なぜならパンクしないタイヤだからです。」
と導けば、聴衆は退屈することなくリラックスして発表者の話しに耳を傾けるでしょう。

このようにプレゼンテーションの目的とするところへ、自然に話題を持っていくことが大切です。
そして聴衆の興味を喚起する。
それこそがプレゼンを成功へと導く基本です。

プレゼンの信憑性を上げる [スライド作成その５]

プレゼンテーションでは、その内容の信憑性が重要になることがあります。

信憑性が重視されるのは、なにもプレゼンの世界だけではありません。
たとえば、最近はエコがブームです。
自動車の広告などを見ると、そこにはどれだけ低燃費なのか書かれています。
また家庭で使用した消費電力によって、あなたの家からは二酸化炭素が風船の大きさで言うとこのくらい出ていますよ・・・などというのも同じです。
スライド内で使用されるデータが具体的であればあるほど、そのデータに対する信憑性が高まります。

また教養番組では、必ずと言っていいほどその道の専門家の助言をもとに番組が構成されています。
そして出されるフリップには、具体的な典拠も示されています。

資料の信憑性を上げるには、もちろん発表者も研鑽した上でプレゼンテーションにあたっていきます。
発表者がその道の専門家でない場合、とうぜん研鑽には膨大な時間がかかります。
しかし専門家に代弁してもらったり専門書から引用して典拠も示すと、あなたの研鑽にかかる時間は大幅に短縮されます。
信憑性も上がる上に、あなた自身の時間が有効に使えるのです。

もちろん代弁してもらいっぱなし、引用しっぱなしではいけません。
代弁なり引用なりしたら、必ずその内容はあなた自身のものにしてください。
プレゼンを聞く機会が多い現代、聴衆の耳も肥えています。
とくに引用の場合だと、聴衆に自信のなさをすぐに見破られます。
引用の場合は、とくに理解することや典拠を明示することに勤めてください。
著作権の問題を気を付けていれば、それだけでいざと言う時にあなたもアドリブが利くようになります。

心理学的な印象づけ [構成その４]

プレゼンテーション終了後、聴衆が記憶している内容は時間の経過とともに失われます。
ビジネス・シーンの場合、終了後にどれだけ覚えておいてもらえるかが、大切になります。

終了しても内容をしっかり覚えておいてもらうには、いろいろな工夫が必要になってきます。
スライドを見やすく作ったり、話の途中で体験談を入れるのもたしかに有効です。

ところで心理学の世界では、時間と記憶の関係を忘却曲線として説明しています。
忘却曲線は、記憶は時間の経過とともに失われることを示しています。

言葉と図をそれぞれ使った場合には、プレゼンテーションの印象はどのように残るのか見ていきましょう。

言葉だけの説明の場合、終了直後は５０％弱しか印象に残っていません。
終了から２時間後には、５％強程度しか印象に残りません。

図だけの説明の場合、終了直後は６０％弱の印象が残っています。
終了から２時間後には、１５％強程度の印象が残ります。

言葉と図を用いた場合、終了直後にはなんと９０％程度の印象が残っています。
終了後２時間経過しても、６０％強の印象が残ります。
言葉だけに比べ約１２倍、図だけに比べ約４倍も、その内容が印象に残る度合いが違ってきます。

プレゼンテーションで相手に印象を残したいなら、言葉と図を上手に構成することが重要になってきます。


※参考文献
１）「産業教育機器システム便覧」，日科技連出版社

時間の長さと集中力の関係 [構成その３]

プレゼンテーションをする際、時間を気にしていますか？
発表者でも聴衆でも、気になることです。

どんなにすばらしい内容のプレゼンテーションであっても、時間が長くなると聞く方としては辛くなってきます。
これが単調な内容であれば、拷問以外の何ものでもありません。
これで質問を受け付けますといっても、放心状態の聴衆から質問を期待する方が間違っています。

この対策としては、基本的に聴衆が聞き疲れない時間で終える必要があります。
一般的なプレゼンテーションの時間は、１５〜２０分が多いと言われています。

この２０分前後の時間というのは、実は合理的な目安でもあります。
心理学の世界では、聞き始めから３０分程度で集中力が切れ、４５分には注意力が戻ると言われています。
つまり４５分間で見ると、集中力低下のピークは３０分になります。
最大でも３０分程度に時間を設定しておけば、聴衆が集中して聞いてもらえることが期待できます。
これに少しでも注目してもらえるように、プレゼンテーションを工夫しておけば効果的です。

ところで、３０分で集中する力が散逸になると言うのは、誰もが経験しています。
みなさんが学生時代のころを思い出してください。
学校では楽しい授業やいやな授業など、さまざま揃っています。
どんなに楽しい授業でも、とくに昼食後最初の授業では３０分もすると集中力が切れてウトウト・・・というのは私だけではないと思います。
お腹の具合がなくても、だいたい３０分もすると集中力は落ちていたように思います。

どうしても３０分以上プレゼンテーションをする必要のある場合、３０分を目安に休憩を取るか上手い話題を振って集中力を取り戻す工夫をしましょう。

聴衆を退屈させないプレゼンの基本 [話し方その６]

プレゼンテーションでは、聴衆を退屈させてはいけません。
大半の退屈な発表や会議では、発表者による一方的な情報発信になっていることが多いです。

聴衆に印象が残すためには、話しはじめに相手の興味を引くことが大切です。
身近なことであれば、今日の天気のことやニュースや有名人の気になる話題などでも構いません。
また、その内容がこれから行うプレゼンテーションにあっていれば文句なしです。

プレゼンテーションの最中にも、出来事や体験談をしっかり盛り込みましょう。
学生は、卒業論文などの発表が多いです。
苦労した点、工夫した点やその過程での体験談などを盛り込みます。
こうすることで聴衆の興味も惹けますし、プレゼンテーションのアピールにもなります。
また、論文内容のどこがポイントだったかも教授などに注目されやすくなります。

社会人であれば、企画、商品や会社のプレゼンテーションが中心になります。
企画であれば、先の学生の方法も使えます。
商品や会社の場合、やはり実際の体験談を盛り込むといいです。
発表者自身が感じている魅力などもアピールできると、なおいいです。

退屈しないで印象に残すためには、テレビ番組の司会者が非常によい手本・参考になります。
だからと言って、無理に人気司会者の物まねをするわけではありません。
注目してもらいたいのは、興味を惹く話題をどのタイミングで盛り込んでいるのかです。

また、教養系番組もプレゼンテーションを考える上でよい参考になります。
ＮＨＫで放送されていたプロジェクトＸも、内容構成はよい参考になります。
例えば過去の出来事を映像で流した後に、ご本人に当時の苦労話を聞く・・・というのが、中心の構成になっています。
過去の出来事の映像だけだったら、その映像の印象はほとんど残らないでしょう。
しかし、過去の出来事の映像を見た後、当時の苦労話を聞くと印象の残り方は違ってきます。

このように、内容説明＋αがあると聴衆は退屈しません。
なにより、聴衆の印象に鮮明に残りやすくなります。
とくに印象を残したい部分は、こういった手法で強調するといいでしょう。

本番でいきなり、プロのようにここまではできる人は少ないです。
こういったちょっとした話題も、本番までにしっかりと仕込んでおきます。
これで印象的なプレゼンテーションが誰でもできますし、心にも余裕が生まれてきます。

スライド１枚に１メッセージ [スライド作成その４]

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込みすぎていませんか？
限られた短い時間では、特にそのような傾向になりがちです。
しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり正しい情報も伝わらないリスクがあります。

プレゼンテーションでは、スライド１枚につき１メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。
そして内容も正しく理解されやすくなります。
では情報量が多いプレゼンテーションの時に、どのようにして１枚に詰め込むか？
図表を使って、効率的に内容をビジュアル化することが重要になってきます。

なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的にビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。
人は、１分間に３００文字分の情報を話して伝えることができます。
情報を文字として読む場合では、１０００文字分の情報を相手に伝えることができます。
ところが情報を見る場合では、２０００文字分の情報を相手に伝えることが可能です。※

図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。
すなわち、４００字詰め原稿用紙５枚分の説得効果を１分間でできることになります。
スライド１枚に１メッセージの図表で構成したプレゼンテーションは、絶大な効果を生むことになります。

限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝えることが可能になります。


※参考文献
１）山口弘明氏，「説得工学―効果的な伝え方の技術」，産業能率大学出版部発行，1983

聴衆と情報の共有はできていますか？ [話し方その５]

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と共有できていますか？
これができていないと、失敗してしまいます。

プレゼンテーションにおける情報の共有の基本は、
　１．テーマやポイントが明確
　２．順序が明確
　３．専門用語は使わない
ことが重要になってきます。

まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見ていきましょう。
テーマは、プレゼンテーションの背骨とも言える重要なものです。
テーマに関係ない話しをするのはいけません。
違うテーマの話しをすることによって、聴衆は何がテーマか混乱することになります。
またポイントを話す場合、どこからどこまでがポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。
この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、聴衆にとってはただの混乱のもとです。
テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に簡潔・明確でなければなりません。

次に、話しの順序について見ていきましょう。
プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序立てて流れを作ります。
話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。
話の流れが前後すると、聴衆は発表者が何を言いたいのか分からなくなります。
また手元の原稿やスライドを見ながらプレゼンテーションをする場合、どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。
確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が慌てふためく姿をよく見ます。

最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。
プレゼンテーションでは、誰にでも分かるように説明をしていきます。
しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っているわけではありません。
聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語をプレゼンテーションでは取捨選択することが大切です。
例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。
しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の羅列では発表者の考えが伝わりません。
これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と同じ目線ですることが大切です。

質疑応答の質問を予想できますか？ [質疑応答その２]

プレゼンテーション後の聴衆からの質問を、あなたは予想できていますか？

質疑応答では、内容に興味を持った人が質問をしてきます。
発表者が気をつけるのは、聴衆の興味の持ち方です。

プレゼンテーション後の質疑応答を予想して作る想定問答集では、興味の持ち方にポイントを絞ります。
主な質問の傾向として、
　１．否定的な質問
　２．好意的な質問
　３．単純な質問
に大別できます。

まず、否定的な質問から見ていきましょう。
質問でいちばん厄介なのが、この否定的な質問です。
例えば「〜の方法には、もっと他に最適なものはないのか？」や「〜の根拠がいまいちすっきりしない。」など、プレゼンテーションの切り口とは違う見方の質問が飛び交うこともあります。
そこで聴衆の気持ちになって、別の見方がないかチェックしておきます。
また、プレゼンテーションで導いた結論に使用した手法（または方法）以外に、別の手法などがないかもチェックしておきます。
内容からチェックした想定質問を箇条書きにして、回答もメモしておきましょう。

次に、好意的な質問について見ていきましょう。
好意的な質問では「積極的に使ったみたい」、「他に用途はあるのか？」、「さらに理解を深めたい」など、聴衆自ら導入のアクションを起こしたい、また賛同する場合に多いです。
このような質問が多いならば、プレゼンテーション自体はほぼ成功しています。
ですので、内容をさらに一歩突っ込んだ回答が必要になってきます。
スライドに収まりきらなかった内容も合わせて、想定問答集作成の参考にするといいです。

最後に単純な質問の場合です。
この質問でよくある例が、述べた用語や図解の説明を求めるものです。
この手の質問があまりに多い場合は、プレゼンテーションが失敗している可能性があります。
聴衆に分かる言葉や分かりやすいスライドで説明しなければなりません。
それができていないということは、内容自体も聴衆には理解できていない可能性があります。
この説明に質疑応答で手間取るようでは、時間がいくらあっても足りません。
最悪、時間不足で質疑応答が終了・・・なんてこともあります。

手短に答えられるように、プレゼンテーションで使った用語の整理や予備のスライドも用意しておきましょう。

プレゼンを原稿なしでしてみませんか？ [話し方その３]

プレゼンテーションで原稿を読まずにできたら・・・と思ったことはありませんか？
プレゼンテーション用のスライドは作る時から、原稿を読まないですむように考えながら作るとよいです。

では、どういった作り方をすればプレゼンテーション本番で原稿を見ないで、しかも暗記もしないですむのか？
この回答はいたって単純です。
スライドを説明する際、視線移動する順番にスライドのパーツを指し示しながら、プレゼンテーションすればよいのです。
丁寧に説明すれば、スライド1枚で1分以上は話せます。

この時、スライド作りで気をつける点があります。
それは人間にとって自然な視線移動になるように、Ｚの形に配置するように心がけましょう。
例えば、新聞に入っているスーパーの広告チラシを思い浮かべてみてください。
この手のチラシは、まず左上に視線を置いて、Ｚの形に視線が動くようにレイアウトされています。
このレイアウトの方が、人間の視線移動にとっては都合がよいのです。
他にかんたんなＺの形のレイアウトとしては、箇条書きにしたものも同じ効果があります。
ただしプレゼンテーションでは箇条書きにされた項目や文章が多いと、逆効果になるので気をつけてください。

何度も言いますがプレゼンテーション用のスライドは、“見せる”ためのものです。
“見せる”ためのものならばフォントは可視性に優れ、レイアウトは視線移動も自然なものにならなければいけません。
ですのでスライドの内容はＺの形にレイアウトをして、原稿なしでプレゼンテーションできるように心がけましょう。
そしてレイアウトしたものは、すべて本番の時に説明するようにしてください。
本番で説明しないものは、スライドには絶対に入れないようにしてください。
こうすればプレゼンテーション本番では、原稿が必要なくなります。

また原稿なしでプレゼンテーションできる発表者は、聴衆から見れば自信に満ちて見えます。
これを読んでいるあなたも、ぜひ原稿なしでプレゼンテーションできるスライド作りに挑戦してみてください。