発表者もひとつのツール [準備その６]

プレゼンテーションする人も、ツールのひとつであることはご存知でしょうか？
本番が近づくと、どうしてもそのことを忘れがちになります。

話し方などもプレゼンテーションのツールであることは、ここまでお読みの方は理解いただけていると思います。
これ以外にも服装や態度も、大切なプレゼンテーションのツールでもあります。

なぜ服装や態度がツールのひとつなのか？
人は五感を利用して、脳に記憶します。
その時、いちばん情報量が多いのが視覚です。

１対1でも大人数でも、聴衆はプレゼンテーションをしている人に注目しています。
こういった状況でだらしない格好や生意気な態度を取っていると、当然その内容の理解にも影響を及ぼします。
ビジネスシーンなら、とうぜん商談もうまくまとまらない可能性があります。
こういったことにならないように、プレゼンテーション実施前には服装やふだんの態度を見直しておくといいでしょう。

服装であれば、その場に合ったのがいちばんです。
公式なプレゼンテーションの場合、学生であってもスーツがよいでしょう。
とにかく派手な色だけは避けましょう。
例えば、卒論や学会発表などがそうです。
もちろん、よれよれのスーツは論外ですよ。
また頭髪にも気をつけます。
ビジネスの場では、残念ながら茶髪や長髪は認知されていません。
本番前までには、世間一般的な頭髪にしておくと安心感があります。
デートに行くほどの気合を入れる必要はありません。
油断だけはしないようにしましょう。

態度についてみると、まれにポケットに手を入れてプレゼンテーションしている人を見かけます。
緊張しているのでしょうが、あまりいい好感はもたれませんよね。
また背中を曲げたままというのも、あまり見栄えがいいものではありません。
手を前や後ろに組んだり、机に手をついてプレゼンテーションをする人も見ます。
見る人によっては、「エラそうなやつだ！」とヒンシュクを買うこともあります。
気をつけましょう。

このようにプレゼンテーションする人は、ひとつのツールであると分かります。
ツールは正しく用いることが、最大の効果を期待できます。
せっかく内容のすばらしいプレゼンテーションをしても、服装や態度が悪くて効果が減るのはもったいないのではないでしょうか？

プレゼンテーションで使う情報機器２ [準備その５]

プレゼンテーションで使う情報機器は、パソコン以外にもいろいろなものがあります。
昔から代表的なツールには、ＯＨＰ、ビデオやホワイトボードなどがあります。

いままでプレゼンテーションで、いちばん用いられていたものはＯＨＰです。
光源となる台にフィルムを置いて、その像をスクリーンなどに投影します。
ＯＨＰ用フィルムは、手書きで書いたりパソコンで印刷したりなどしていました。
プレゼンテーション中にフィルムに色も付けられますし、アニメーションのセル画のように重ねて使うこともできます。
フィルムで作成した資料は、保存もかんたんに利きます。
コピー機で印刷もできるので、そのまま配布用資料として使用もできます。
ＯＨＰ用紙印刷対応のコピー機やプリンターでなければ紙詰まりします。
取り扱い時には、よく気をつけてください。

プレゼンテーションでビデオを使う場合、動きのある映像で説明をする時に便利です。
かつては専門業者に外注の必要がありました。
制作日数や費用も、大変かかっていました。
現在ではデジタルビデオカメラで撮影したものを、パソコンでかんたんに編集できます。
編集した映像はＣＤ、ＤＶＤやネット配信などで、持ち運びや量産もできます。

ホワイトボードを使用する場合、その場での考えをすぐに表現できます。
費用も安く済み、取り扱いも簡単です。
ただホワイトボードに板書している間、プレゼンテーション中に聴衆に背を向ける形になります。
その間、流れが中断しやすいと言う短所に気をつけてください。

プレゼンテーションで使う情報機器１ [準備その４]

プレゼンテーションで使う情報機器は、いまやパワーポイントというパソコンソフトが中心です。
会議や発表会をよく行うビジネスマンなら、常識となっています。

パワーポイントとは、マイクロソフト社が販売しているプレゼンテーション用資料をパソコンで簡単に作成するビジネスソフトです。
このパワーポイントを使って作成した資料は、プロジェクターやモニターなどを使って表示させることができます。

パワーポイントを使ってスライドを作成しておけば、使い回しや修正がかんたんにできます。
作成したファイルは、パソコンやサーバに保存することもできます。
保存したファイルを、ほかの人と共有することもかんたんです。

パワーポイントを使う利点は、他にもあります。
マイクロソフト社には、Ｏｆｆｉｃｅというシリーズのパソコンソフトがあります。
皆さんおなじみのＷｏｒｄやＥｘｃｅｌも、Ｏｆｆｉｃｅのシリーズです。
察しのいい方なら、お気づきと思います。
よく使用するアイコンなどのインターフェイスが共通しています。
そのため、パワーポイントにすんなりと入りやすい、という利点があります。

また聴衆の手元に配布する資料を、プレゼンテーションでスクリーンに表示させたのと同じまま印刷することができます。

余談ですが、パワーポイントは、機能が豊富なので効果的な広告チラシを作ることもできます。
余力のある方は、一度試してみてください。

このようにいまやプレゼンテーションには欠かせないパワーポイントですが、気をつける点もあります。
豊富で便利な機能がたくさん、パワーポイントにはあります。
スライドを華美にしたりアニメーションを過度につけると、聴衆にとっては見にくい資料となることもあります。
パワーポイントの便利な機能に振り回されることなく、効果的なプレゼンテーション用資料を作ることを心がけてください。