プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションとは
当サイトの目指すところ。

聴衆構成の確認
準備する上で大切な聴衆構成の確認ポイント。

ツールの事前チェック
準備する上でプロジェクターとパソコン、会場の確認ポイント。

リハーサルの重要性
準備する上で欠かせないリハーサルのポイント。

効率的な時間の使い方
構成を考える上で大切な時間の使い方のポイント。

基本構成
プレゼンの構成を考える上でのいちばんのポイント。

フォントの扱い
スライド作成で意外と知らないフォントの効果。

テキストの扱い
スライド作成でのテキストの使い方。

図表の扱い
スライド作成における図表の扱い方と気をつけたいこと。

話し方の基本
話し方の基礎の基礎。

自信に満ちた話し方
経験不足で不安な初心者のためのプロのように話すいちばんの基本。

原稿なしで話す方法
だれでも原稿なしで話し続けられるプレゼンの秘訣。

忘れがちな常識
意外と忘れがちな補足説明と振舞い。

基本的な質疑の対応
質疑応答の流れと基本。

質疑への事前準備
想定問答集の作成と３つの質疑パターン攻略方法。

情報の共有は分かりやすさ
聴衆に分かりやすい話し方のポイント。

情報はあふれさせない
スライド作成では言葉・文字・図表の効用の違いに気をつけよう。

退屈させない話し
聴衆の興味を惹くには身近な話題やＴＶ司会者を参考にしよう。

時間と集中力の関係
プレゼンを集中して聞いてもらう科学的根拠。

時間と記憶の関係
プレゼンをより長く印象に残してもらうための科学的手法。

パワーポイントとは？
いまや一般的なプレゼンツールのパワーポイント。

古典的なツール
古典的ながら今でも便利なプレゼンツールを紹介。

発表者ももう一つのツール
便利なツールに気を取られ、自分自身のことを忘れないために。

シーン別プレゼンの主な種類
シーンや国によって違うプレゼンテーションの種類。

規模に応じてアシスタントを頼んでみよう
プレゼンターを陰から支えるアシスタントについて。

話し方のタブー
話し方ひとつで印象が変わるので、日常から気にしてみましょう。

内容の信頼性
提示する内容に信頼性を付加させることは、聴衆の動機づけに最適です。

退屈なプレゼンにさせない
聴衆を退屈させないためのプレゼンテーションの出始めについて考えてみましょう。

プレゼンテーションで、聴衆の注意をひくのにあなたは苦心していませんか？
とくに初心者がビジネスで行うとなると、かなり頭の痛い問題です。

注意をひくコツの基本は、プレゼンをはじめた瞬間が大事です。
これはだれでも経験あることです。

たとえば、学校の授業を思い出してください。
集中できる授業と言うのは、たいてい授業のはじめから何かしら生徒の関心をひきつける話題を提供する先生ではありませんでしたか？
逆に最初から授業内容に突入する場合、よほど興味のある教科でない限りしょっぱなから退屈モードになってしまいます。

このように何ごとも出だしは肝心なのです。
では、プレゼンテーションでは何を話せばよいのか？

ビジネスマンやセミナー講師の場合、いろいろな出だしが考えられます。
何でもない話しから自然に入る、といったケースは多いです。
たとえば今日の天気、来るまでにあった出来事、テレビなどで気になった話し、好きな芸能人や偉人の話題などさまざまです。
もちろんプレゼンに絡めることを目的にするので、本当に関係も何もない話しは問題外です。

次にいきなり聴衆に質問をするケース。
たとえばあなたがタイヤのセールスをしているなら、
「車のタイヤがパンクして困った経験のある人はいませんか？」
と聞けば、たいていの人が同意するでしょう。
そして、
「タイヤの交換が好きだと言う人はいませんか？」
と聞けば、ほとんどの人は同意しないか、にやにやする人なども出てくるでしょう。
「わが社のタイヤは、トラブルがあってもタイヤ交換することがありません。
なぜならパンクしないタイヤだからです。」
と導けば、聴衆は退屈することなくリラックスして発表者の話しに耳を傾けるでしょう。

このようにプレゼンテーションの目的とするところへ、自然に話題を持っていくことが大切です。
そして聴衆の興味を喚起する。
それこそがプレゼンを成功へと導く基本です。

プレゼンテーションでは、その内容の信憑性が重要になることがあります。

信憑性が重視されるのは、なにもプレゼンの世界だけではありません。
たとえば、最近はエコがブームです。
自動車の広告などを見ると、そこにはどれだけ低燃費なのか書かれています。
また家庭で使用した消費電力によって、あなたの家からは二酸化炭素が風船の大きさで言うとこのくらい出ていますよ・・・などというのも同じです。
スライド内で使用されるデータが具体的であればあるほど、そのデータに対する信憑性が高まります。

また教養番組では、必ずと言っていいほどその道の専門家の助言をもとに番組が構成されています。
そして出されるフリップには、具体的な典拠も示されています。

資料の信憑性を上げるには、もちろん発表者も研鑽した上でプレゼンテーションにあたっていきます。
発表者がその道の専門家でない場合、とうぜん研鑽には膨大な時間がかかります。
しかし専門家に代弁してもらったり専門書から引用して典拠も示すと、あなたの研鑽にかかる時間は大幅に短縮されます。
信憑性も上がる上に、あなた自身の時間が有効に使えるのです。

もちろん代弁してもらいっぱなし、引用しっぱなしではいけません。
代弁なり引用なりしたら、必ずその内容はあなた自身のものにしてください。
プレゼンを聞く機会が多い現代、聴衆の耳も肥えています。
とくに引用の場合だと、聴衆に自信のなさをすぐに見破られます。
引用の場合は、とくに理解することや典拠を明示することに勤めてください。
著作権の問題を気を付けていれば、それだけでいざと言う時にあなたもアドリブが利くようになります。

プレゼンテーションで、あなたは聴衆のヒンシュクを買う話しをしていませんか？
または質疑応答で困るような質問をしませんか？

これにはいろいろなケースが考えられます。
私が遭遇したケースでは、指導教官でない専門外の教授が学生に質問をしたとき、担当の指導教官である教授との間で壮絶な舌戦が繰り広げられたことがあります。
哀れなのはプレゼンをしている、当の学生です。
専門家の論争なので、発表者はどちらにフォローすることもできません。
こうなると成り行きに任せるしかありません。
大人気ないと言えば、それまでですが・・・。

この場合は質問する側が、発表者の専門領域を侵害したと感じたことから始まっています。
同じように、これが発表する側が聴衆の専門領域を侵害するようなことがあれば、聴衆は不快に感じるか、質疑応答でバトルが生じる可能性があります。

これ以外にも、たまに発表者が聴衆を見下すような話し方をする人もいます。
もちろん、発表者本人は見下すつもりで言っているわけではないことが大半です。
たとえば「この程度のことは知っていると思いますが・・・」などは、よく聞かれる枕詞のひとつです。
もちろん、聴衆の構成をリサーチした上での自信なのかもしれません。
しかし聴衆も人間ですから忘れていることもありますし、いままで縁がなく本当に知らない可能性もあります。
このように発表者の思い込みというのが、知らず知らずのうちに話しに出てきます。
本人はそのつもりではなかったとしても、これがあなたにとって大切な商談に関わるプレゼンならば致命的なミスにもなります。

昨今プレゼンテーションはどこでも行われており、聴衆の耳も肥えてきています。
ちょっとした何気ないひと言が、あなたのすばらしいプレゼンをダメにするかもしれないことに気をつけてください。

プレゼンテーションにおけるアシスタントとは何でしょうか？
お芝居における黒子のような役割が、アシスタントに当たります。

プロジェクターで表示するスライドが多かったり、大規模な会場でプレゼンをする場合など、発表者がすべてを仕切るのが難しいことがあります。
このような時、効率的にプレゼンを行うには、優秀なアシストができる仲間が必要です。
アシスタントはスライドの切り替え、室内の明かりの調整、トラブルのフォローなどがアシスタントの役割とされています。

あなたのプレゼンテーションでアシストを依頼する場合、どのようなことを重視しますか？
いちばん大切なことは、あなたがするプレゼンの内容を可能な限り共有・理解できる能力のある人にアシストを依頼することです。
アシストする人の能力を超えている場合、プレゼンでスライドを出すタイミングすら間違えたりすることが考えられます。
あなたがスマートなプレゼンをしたいならば、アシスタントにも内容をしっかり共有・理解してもらって、いざというトラブルのときに能動的に対応してもらうことが必要になります。

次にアシスタントを依頼したとき、忘れずに行っておきたいのがリハーサルです。
最低でも本番同様のリハーサルを、アシストする人といっしょに２回は行ってください。
大がかりなプレゼンテーションの場合、発表者だけが進行を理解していたのではいけません。
あなたがスムースなプレゼンを期待するならば、アシストする仲間と呼吸を合わせることが何より大切です。

そしてアシスタントは、プレゼンの規模に応じて調整することを忘れないでください。
アシストの作業内容がひとりで作業可能かどうかも、かならず考慮に入れてください。

プレゼンテーションは、行うシーンや国によってやりかたが変わってきます。
いちばん顕著な例は、日本とアメリカにおけるやり方の違いです。

日本では、プレゼンテーションする側があらかじめデータや結論をまとめあげます。
その上で、相手に説明したり議論することが一般です。
それに比べてアメリカの場合、結論はプレゼンテーション後に議論するのが一般です。
はじめから結論ありきは、嫌う傾向にあります。
このように国によっても、そのやり方は大きく変わってきます。

それ以外にも学会発表のようなもの、ビジネスシーンにおける商談のようなもの、会議のように議論を要するものなどがあります。

学会発表や卒論の場合、発表者がまとめたデータや結論を発表します。
議論を交わすこともありますが、基本的に発表者からによる一方的なプレゼンテーションです。
結論は、発表者にすべてかかっています。
これは先の日本に多いものと同じです。

ビジネスシーンにおける商談の場合、一方的な説明は敬遠されます。
みなさんも服などのショッピングにでかけた時、店員にしつこく付きまとわれて困った経験はあるのではないでしょうか？
商談のように一方的なセールストークは、あまりよい結果にはなりません。
このような場合、お客が必要とするデータを適切なタイミングで示します。
そしてお客が購入にいたるように導きます。
結果、成約にもつながります。
商談のようなプレゼンテーションの場合、相手との双方向性が重要視されます。
ですので結論は、相手にすべてかかっています。

会議のようなものの場合、一応結論は述べます。
しかし最終的な意思決定は、会議において議論したうえで決まります。
結論は、プレゼンテーションした本人の意見を土台にして、議論のうえで決まります。
これは先のアメリカに多いものと同じです。

以上のように、国やシーンにおいてプレゼンテーションの運び方は変わってきます。

プレゼンテーションする人も、ツールのひとつであることはご存知でしょうか？
本番が近づくと、どうしてもそのことを忘れがちになります。

話し方などもプレゼンテーションのツールであることは、ここまでお読みの方は理解いただけていると思います。
これ以外にも服装や態度も、大切なプレゼンテーションのツールでもあります。

なぜ服装や態度がツールのひとつなのか？
人は五感を利用して、脳に記憶します。
その時、いちばん情報量が多いのが視覚です。

１対1でも大人数でも、聴衆はプレゼンテーションをしている人に注目しています。
こういった状況でだらしない格好や生意気な態度を取っていると、当然その内容の理解にも影響を及ぼします。
ビジネスシーンなら、とうぜん商談もうまくまとまらない可能性があります。
こういったことにならないように、プレゼンテーション実施前には服装やふだんの態度を見直しておくといいでしょう。

服装であれば、その場に合ったのがいちばんです。
公式なプレゼンテーションの場合、学生であってもスーツがよいでしょう。
とにかく派手な色だけは避けましょう。
例えば、卒論や学会発表などがそうです。
もちろん、よれよれのスーツは論外ですよ。
また頭髪にも気をつけます。
ビジネスの場では、残念ながら茶髪や長髪は認知されていません。
本番前までには、世間一般的な頭髪にしておくと安心感があります。
デートに行くほどの気合を入れる必要はありません。
油断だけはしないようにしましょう。

態度についてみると、まれにポケットに手を入れてプレゼンテーションしている人を見かけます。
緊張しているのでしょうが、あまりいい好感はもたれませんよね。
また背中を曲げたままというのも、あまり見栄えがいいものではありません。
手を前や後ろに組んだり、机に手をついてプレゼンテーションをする人も見ます。
見る人によっては、「エラそうなやつだ！」とヒンシュクを買うこともあります。
気をつけましょう。

このようにプレゼンテーションする人は、ひとつのツールであると分かります。
ツールは正しく用いることが、最大の効果を期待できます。
せっかく内容のすばらしいプレゼンテーションをしても、服装や態度が悪くて効果が減るのはもったいないのではないでしょうか？

プレゼンテーションで使う情報機器は、パソコン以外にもいろいろなものがあります。
昔から代表的なツールには、ＯＨＰ、ビデオやホワイトボードなどがあります。

いままでプレゼンテーションで、いちばん用いられていたものはＯＨＰです。
光源となる台にフィルムを置いて、その像をスクリーンなどに投影します。
ＯＨＰ用フィルムは、手書きで書いたりパソコンで印刷したりなどしていました。
プレゼンテーション中にフィルムに色も付けられますし、アニメーションのセル画のように重ねて使うこともできます。
フィルムで作成した資料は、保存もかんたんに利きます。
コピー機で印刷もできるので、そのまま配布用資料として使用もできます。
ＯＨＰ用紙印刷対応のコピー機やプリンターでなければ紙詰まりします。
取り扱い時には、よく気をつけてください。

プレゼンテーションでビデオを使う場合、動きのある映像で説明をする時に便利です。
かつては専門業者に外注の必要がありました。
制作日数や費用も、大変かかっていました。
現在ではデジタルビデオカメラで撮影したものを、パソコンでかんたんに編集できます。
編集した映像はＣＤ、ＤＶＤやネット配信などで、持ち運びや量産もできます。

ホワイトボードを使用する場合、その場での考えをすぐに表現できます。
費用も安く済み、取り扱いも簡単です。
ただホワイトボードに板書している間、プレゼンテーション中に聴衆に背を向ける形になります。
その間、流れが中断しやすいと言う短所に気をつけてください。

プレゼンテーションで使う情報機器は、いまやパワーポイントというパソコンソフトが中心です。
会議や発表会をよく行うビジネスマンなら、常識となっています。

パワーポイントとは、マイクロソフト社が販売しているプレゼンテーション用資料をパソコンで簡単に作成するビジネスソフトです。
このパワーポイントを使って作成した資料は、プロジェクターやモニターなどを使って表示させることができます。

パワーポイントを使ってスライドを作成しておけば、使い回しや修正がかんたんにできます。
作成したファイルは、パソコンやサーバに保存することもできます。
保存したファイルを、ほかの人と共有することもかんたんです。

パワーポイントを使う利点は、他にもあります。
マイクロソフト社には、Ｏｆｆｉｃｅというシリーズのパソコンソフトがあります。
皆さんおなじみのＷｏｒｄやＥｘｃｅｌも、Ｏｆｆｉｃｅのシリーズです。
察しのいい方なら、お気づきと思います。
よく使用するアイコンなどのインターフェイスが共通しています。
そのため、パワーポイントにすんなりと入りやすい、という利点があります。

また聴衆の手元に配布する資料を、プレゼンテーションでスクリーンに表示させたのと同じまま印刷することができます。

余談ですが、パワーポイントは、機能が豊富なので効果的な広告チラシを作ることもできます。
余力のある方は、一度試してみてください。

このようにいまやプレゼンテーションには欠かせないパワーポイントですが、気をつける点もあります。
豊富で便利な機能がたくさん、パワーポイントにはあります。
スライドを華美にしたりアニメーションを過度につけると、聴衆にとっては見にくい資料となることもあります。
パワーポイントの便利な機能に振り回されることなく、効果的なプレゼンテーション用資料を作ることを心がけてください。

プレゼンテーション終了後、聴衆が記憶している内容は時間の経過とともに失われます。
ビジネス・シーンの場合、終了後にどれだけ覚えておいてもらえるかが、大切になります。

終了しても内容をしっかり覚えておいてもらうには、いろいろな工夫が必要になってきます。
スライドを見やすく作ったり、話の途中で体験談を入れるのもたしかに有効です。

ところで心理学の世界では、時間と記憶の関係を忘却曲線として説明しています。
忘却曲線は、記憶は時間の経過とともに失われることを示しています。

言葉と図をそれぞれ使った場合には、プレゼンテーションの印象はどのように残るのか見ていきましょう。

言葉だけの説明の場合、終了直後は５０％弱しか印象に残っていません。
終了から２時間後には、５％強程度しか印象に残りません。

図だけの説明の場合、終了直後は６０％弱の印象が残っています。
終了から２時間後には、１５％強程度の印象が残ります。

言葉と図を用いた場合、終了直後にはなんと９０％程度の印象が残っています。
終了後２時間経過しても、６０％強の印象が残ります。
言葉だけに比べ約１２倍、図だけに比べ約４倍も、その内容が印象に残る度合いが違ってきます。

プレゼンテーションで相手に印象を残したいなら、言葉と図を上手に構成することが重要になってきます。


※参考文献
１）「産業教育機器システム便覧」，日科技連出版社