プレゼンテーションのコツ

プレゼンテーションで使う情報機器は、パソコン以外

にもいろいろなものがあります。

昔から代表的なツールには、ＯＨＰ、ビデオや

ホワイトボードなどがあります。



プレゼンテーションで、いちばん用いられていたものは

ＯＨＰです。

光源となる台にフィルムを置いて、その像をスクリーン

などに投影します。

ＯＨＰ用フィルムは、手書きで書いたりパソコンで

印刷したりなどしていました。

プレゼンテーション中にフィルムに色も付けられますし、

アニメーションのセル画のように重ねて使うこともできます。

フィルムで作成したプレゼンテーション用の資料は、

保存も利きます。

コピー機で印刷もできるので、そのまま配布用資料として

使用もできます。

ＯＨＰ用紙印刷対応のコピー機やプリンターでなければ

紙詰まりします。

取り扱い時には、よく気をつけてください。



ビデオを使う場合、動きのある映像で説明をする時に

便利です。

かつては専門業者に外注の必要がありました。

制作日数や費用も、大変かかっていました。

現在ではデジタルビデオカメラで撮影したものを、

パソコンでかんたんに編集できます。

編集した映像はＣＤ、ＤＶＤやネット配信などで、

持ち運びや量産もできます。



ホワイトボードを使用する場合、その場での考えを

すぐに表現できます。

費用も安く済み、取り扱いも簡単です。

ただホワイトボードに板書している間、

プレゼンテーション中に聴衆に背を向ける形に

なります。

その間、流れが中断しやすいと言う短所に

気をつけてください。

プレゼンテーションで使う情報機器は、いまや

パワーポイントというパソコンソフトが中心です。

プレゼンテーションをよく行うビジネスマンなら、

常識となっています。



パワーポイントとは、マイクロソフト社が販売

しているプレゼンテーション用資料を簡単に作成する

ビジネスソフトです。

このパワーポイントを使って作成した資料は、

プロジェクターやモニターなどを使って表示させる

ことができます。



パワーポイントを使ってスライドを作成しておけば、

使い回しや修正がかんたんにできます。

作成したファイルは、パソコンやサーバに保存することも

できます。

保存したファイルを、ほかの人と共有することもかんたん

です。



パワーポイントを使う利点は、他にもあります。

マイクロソフト社には、Ｏｆｆｉｃｅというシリーズの

パソコンソフトがあります。

皆さんおなじみのＷｏｒｄやＥｘｃｅｌも、Ｏｆｆｉｃｅ

のシリーズです。

察しのいい方なら、お気づきと思います。

よく使用するアイコンなどのインターフェイスが共通

しています。

そのため、パワーポイントにすんなりと入りやすい、

という利点があります。



また聴衆の手元に配布する資料を、プレゼンテーション中

表示させたのと同じまま印刷することができます。



余談ですが、パワーポイントは、機能が豊富なので効果的な

広告チラシを作ることもできます。

余力のある方は、一度試してみてください。



このようにいまやプレゼンテーションに欠かせない

パワーポイントですが、気をつける点もあります。

豊富で便利な機能がたくさん、パワーポイントに

はあります。

スライドを華美にしたりアニメーションを過度につける

と、聴衆にとっては見にくい資料となることもあります。

パワーポイントの便利な機能に振り回されることなく、

果的な資料を作ることを心がけてください。

プレゼンテーション終了後、聴衆が記憶している

内容は時間の経過とともに失われます。

ビジネス・シーンの場合、終了後にどれだけ覚えて

おいてもらえるかが、大切になります。



プレゼンテーションの内容をしっかり覚えておいて

もらうには、いろいろな工夫が必要になってきます。

スライドを見やすく作ったり、話の途中で体験談を

入れるのもたしかに有効です。



ところで心理学の世界では、時間と記憶の関係を忘却曲線

として説明しています。

忘却曲線は、記憶は時間の経過とともに失われることを

示しています。



言葉と図をそれぞれ使った場合には、プレゼンテーションの

印象はどのように残るのか見ていきましょう。



言葉だけの説明の場合、終了直後は５０％弱しか印象に

残っていません。

終了から２時間後には、５％強程度しか印象に残りません。



図だけの説明の場合、終了直後は６０％弱の印象が残って

います。

終了から２時間後には、１５％強程度の印象が残ります。



言葉と図を用いた場合、終了直後にはなんと９０％程度の

印象が残っています。

終了後２時間経過しても、６０％強の印象が残ります。

言葉だけに比べ約１２倍、図だけに比べ約４倍も、

プレゼンテーションの印象に残る度合いが違ってきます。



ビジネスシーンで相手に印象を残したいなら、言葉と図を

上手に構成することが重要になってきます。



※参考文献
１）「産業教育機器システム便覧」，日科技連出版社

プレゼンテーションをする際、時間を気にしていますか？

発表者でも聴衆でも、気になることです。



どんなにすばらしい内容のプレゼンテーションでも、

時間が長くなると聞く方としては辛くなってきます。

これが単調な内容であれば、拷問以外の何ものでも

ありません。

これで質問を受け付けますといっても、放心状態の

聴衆から質問を期待する方が間違っています。



この対策としては、基本的に聴衆が聞き疲れない時間で

終える必要があります。

一般的なプレゼンテーションの時間は、１５〜２０分が

多いです。



この２０分前後の時間というのは、実は合理的な目安

でもあります。

心理学の世界では、聞き始めから３０分程度で集中力が

切れ、４５分には注意力が戻ると言われています。

つまり４５分間で見ると、集中力低下のピークは３０分に

なります。

最大でも３０分でプレゼンテーションの時間を設定して

おけば、聴衆が集中して聞いてもらえることが期待できます。

これに少しでも注目してもらえるように、内容を工夫

しておけば効果的です。



ところで、３０分で集中する力が散逸になると言うのは、

誰もが経験しています。

みなさんが学生時代のころを思い出してください。

学校では楽しい授業やいやな授業など、さまざま

揃っています。

どんなに楽しい授業でも、とくに昼食後最初の授業では

３０分もすると集中力が切れてウトウト・・・というのは

私だけではないと思います。

お腹の具合がなくても、だいたい３０分もすると集中力は

落ちていたように思います。



どうしても３０分以上プレゼンテーションをする必要の

ある場合、３０分を目安に休憩を取るか上手い話題を

振って集中力を取り戻す工夫をしましょう。

プレゼンテーションでは、聴衆を退屈させてはいけません。

大半の退屈なプレゼンテーションは、発表者による一方的な

情報発信になっていることが多いです。



聴衆に印象が残すためには、話しはじめに相手の興味を引く

ことが大切です。

身近なことであれば、今日の天気のことやニュースや有名人

の気になる話題などでも構いません。

また、その内容がこれからする内容にあっていれば文句なし

です。



プレゼンテーションの最中にも、出来事や体験談を

しっかり盛り込みましょう。

学生は、卒業論文などのプレゼンテーションが多いです。

苦労した点、工夫した点やその過程での体験談などを

盛り込みます。

こうすることで聴衆の興味も惹けますし、ポイントの

アピールにもなります。

また、論文内容のどこがポイントだったかも注目

されやすくなります。



社会人であれば、企画、商品や会社のプレゼンテーションが

中心になります。

企画であれば、先の学生の方法も使えます。

商品や会社の場合、やはり実際の体験談を盛り込むといいです。

発表者自身が感じている魅力などもアピールできると、

なおいいです。



退屈しないで印象に残すためには、テレビ番組の司会者

がプレゼンテーションのよい手本になります。

だからと言って、無理に人気司会者の物まねをするわけ

ではありません。

注目してもらいたいのは、興味を惹く話題をどのタイミング

で盛り込んでいるのかです。



また、教養系番組もプレゼンテーションを考える上で

よい参考になります。

ＮＨＫで放送されていたプロジェクトＸも、内容構成は

よい参考になります。

例えば過去の出来事を映像で流した後に、ご本人に当時の

苦労話を聞く・・・というのが、中心の構成になっています。

過去の出来事の映像だけだったら、その映像の印象は

ほとんど残らないでしょう。

しかし、過去の出来事の映像を見た後、当時の苦労話を

聞くと印象の残り方は違ってきます。



このように、内容説明＋αがあると聴衆は退屈しません。

なにより、聴衆の印象に鮮明に残りやすくなります。

とくに印象を残したい部分は、こういった手法で強調

するといいでしょう。



プレゼンテーション本番でいきなり、ここまではできる人

は少ないです。

こういったちょっとした話題も、本番までにしっかりと

仕込んでおきます。

これで印象的なプレゼンテーションが誰でもできますし、

心にも余裕が生まれてきます。

プレゼンテーションの時、スライドに情報を詰め込み

すぎていませんか？

限られた短い時間では、特にそのような傾向になりがちです。

しかし、これは聴衆にとっては、理解に時間がかかり

正しい情報も伝わらないリスクがあります。



プレゼンテーションでは、スライド１枚につき

１メッセージが聴衆に対して最も早く理解されます。

そして内容も正しく理解されやすくなります。

では情報量が多いプレゼンテーションの時に、

どのようにして１枚に詰め込むか？

図表を使って、効率的に内容をビジュアル化する

ことが重要になってきます。



なぜプレゼンテーションで図表を使って、効率的に

ビジュアル化することが重要になってくるのか見てみましょう。

人は、１分間に３００文字分の情報を話して伝える

ことができます。

情報を文字として読む場合では、１０００文字分の情報

を相手に伝えることができます。

ところが情報を見る場合では、２０００文字分の情報を

相手に伝えることが可能です。※



図表を用いることは、情報を見るのと同じ効果があります。

すなわち、４００字詰め原稿用紙５枚分の説得効果を

１分間でできることになります。

スライド１枚に１メッセージの図表で構成した

プレゼンテーションは、絶大な効果を生むことに

なります。



限られた時間で多くの情報をプレゼンテーションで聴衆に

伝えるには、図表を用いてビジュアル化した方が多く伝える

ことが可能になります。



※参考文献
１）山口弘明氏，「説得工学―効果的な伝え方の技術」，産業能率大学出版部発行，1983

あなたのプレゼンテーションは、発表者の考えを聴衆と

共有できていますか？

これができていないと、失敗してしまいます。



プレゼンテーションにおける情報の共有の基本は、

　１．テーマやポイントが明確
　２．順序が明確
　３．専門用語は使わない

ことが重要になってきます。



まず、話しにおけるテーマやポイントの重要性を見て

いきましょう。

テーマは、プレゼンテーションの背骨とも言える重要な

ものです。

テーマに関係ない話しをするのはいけません。

違うテーマの話しをすることによって、聴衆は

何がテーマか混乱することになります。

またポイントを話す場合、どこからどこまでが

ポイントなのか分かりやすく話しを区切る必要があります。

この時も、ポイントと関係のない話しをするのは、聴衆に

とってはただの混乱のもとです。

テーマやポイントの話しは、スライドで示した以上に

簡潔・明確でなければなりません。



次に、話しの順序について見ていきましょう。

プレゼンテーションの構成を決める時、構成を順序

立てて流れを作ります。

話しも同様で、構成に沿った形で順序よくします。

話の流れが前後すると、聴衆は発表者が何を言いたいのか

分からなくなります。

また手元の原稿やスライドを見ながらする場合、

どういった順番で話すのかをしっかり確認しておきましょう。

確認不足だと、本番で順序がひとつ狂うだけで発表者が

慌てふためく姿をよく見ます。



最後に、専門用語の使用について見ていきましょう。

プレゼンテーションでは、誰にでも分かるように説明を

していきます。

しかし専門性の高い用語は、聴衆の誰もが知っている

わけではありません。

聴衆の構成に気をつけながら、使用する専門用語を

取捨選択することが大切です。

例えば大学構内でならば、ある程度専門用語が通用します。

しかし学外の一般の人を招いての場合では、専門用語の

羅列では発表者の考えが伝わりません。

これはビジネスシーンでも同様で、常に発表者は聴衆と

同じ目線ですることが大切です。

プレゼンテーション後の聴衆からの質問を、あなたは

予想できていますか？



質疑応答では、内容に興味を持った人が質問をしてきます。

発表者が気をつけるのは、聴衆の興味の持ち方です。



プレゼンテーション後の質疑応答を予想して作る想定問答集

では、興味の持ち方にポイントを絞ります。

主な質問の傾向として、

　１．否定的な質問
　２．好意的な質問
　３．単純な質問

に大別できます。



まず、否定的な質問から見ていきましょう。

質問でいちばん厄介なのが、この否定的な質問です。

例えば「〜の方法には、もっと他に最適なものはない

のか？」や「〜の根拠がいまいちすっきりしない。」など、

プレゼンテーションの切り口とは違う見方の質問が飛び

交うこともあります。

そこで聴衆の気持ちになって、別の見方がないかチェック

しておきます。

また、プレゼンテーションで導いた結論に使用した手法

（または方法）以外に、別の手法などがないかもチェック

しておきます。

内容からチェックした想定質問を箇条書きにして、回答も

メモしておきましょう。



次に、好意的な質問について見ていきましょう。

好意的な質問では「積極的に使ったみたい」、「他に用途

はあるのか？」、「さらに理解を深めたい」など、聴衆自ら

導入のアクションを起こしたい、また賛同する場合に

多いです。

このような質問が多いならば、プレゼンテーション

自体はほぼ成功しています。

ですので、内容をさらに一歩突っ込んだ回答が必要に

なってきます。

スライドに収まりきらなかった内容も合わせて、

想定問答集作成の参考にするといいです。



最後に単純な質問の場合です。

この質問でよくある例が、述べた用語や図解の説明を

求めるものです。

この手の質問があまりに多い場合は、プレゼンテーションが

失敗している可能性があります。

聴衆に分かる言葉や分かりやすいスライドで説明しなければ

なりません。

それができていないということは、内容自体も聴衆には

理解できていない可能性があります。

この説明に質疑応答で手間取るようでは、時間がいくら

あっても足りません。

最悪、時間不足で質疑応答が終了・・・なんてことも

あります。

手短に答えられるように、プレゼンテーションで使った

用語の整理や予備のスライドも用意しておきましょう。

プレゼンテーションで一番怖いのは、質疑応答ではない

でしょうか？

質問というものは、たいてい発表者の想定外のものが

多いものです。

特に聴衆が専門外の方ならば、その傾向は強くなります。

そのような時、発表者はあわてがちです。



このような時はあわてず、相手の質問内容を必ずメモ

しましょう。

そして「〜が聞きたいのですね？」と質問内容を確認して

から、答えるようにしてください。

質問に的確に対応できるように、質問内容の確認で

落ち着くことが大切です。

また質問者の意図を、再確認することも大切です。



こういった時、スライドや資料で使わなかったものが

使えることもあります。

本番で使わないからと言って、捨てたりしないように

してください。

大事にファイリングしておけば、思ってもいなかった質問にも

対処できたと言うことはよくあります。



それでも、質問に回答できないこともあります。

そのような時は、質疑応答終了後に個別に応対させて

いただくようにお願いしましょう。

というのも、質疑応答で質問に立ち往生している

発表者というのは、非常に見苦しいものがあります。

学生の論文発表であれば、教授陣が助け舟を出してくれる

ことがあるかもしれません。

しかし商談の場でのビジネス・プレゼンテーションだと

相手の印象もマイナスになり、まさに致命的とも言えます。

分からない場合、本番終了後に質問者と話し合うか、

後日回答させてもらうようにするべきです。

プレゼンテーションでは、常識とされる話す時の様子や

解説方法などがあります。

プレゼンテーションで使用する数値やデータはグラフ化

し縦軸横軸を説明する、指示棒の扱い方など、意外と

忘れがちであることが実に多いです。



グラフの縦横の軸を説明することから、見ていきましょう。

例えば理工系の学生が論文発表などのプレゼンテーションを

する時、データをグラフ化して分かりやすさをアピールします。

グラフ化をする目的は、数値やデータをビジュアル化

することで聴衆の理解をサポートするためです。

このグラフを加えたスライドをプレゼンテーションする時、

縦軸横軸が何を指しているのかを説明します。

そうすることで、聴衆のグラフに対する理解度や理解

するまでの時間が違ってきます。

これは、商品のプレゼンテーションをする場合にも言えます。



次に、指示棒やレーザーポインターの扱い方について

見ていきます。

プレゼンテーションの時、指示棒を使って説明している

個所を指し示します。

これによって、聴衆は今どこをプレゼンテーションして

いるのか分かりやすくなります。

この時、緊張している人を見ていると、スライド側と

正反対の腕で腕をクロスさせて指示棒を持って

プレゼンテーションしている人が多いのに気づきます。

これでは腕が十分に伸びず、聴衆に背を向ける形になります。

聴衆に背を向けて説明するのは、基本的にマナー違反です。

指示棒で指す時でも、不自然にならない程度に正面を

向きながらプレゼンテーションするように意識してください。

楽に指示棒を扱うには、スライド側にある手で指示棒を

扱うことが大切です。



それと最近のプレゼンテーションでは、レーザーポインターを

使う人も増えてきました。

注目して欲しい部分の説明が終わったら、レーザーポインターの

スイッチは必ず切りましょう。

関係ないところを指したり、壁をあちこちうろうろすると、

聴衆はプレゼンテーションに集中できません。

また間違えて聴衆の目にレーザーが入ると、目を痛める

原因にもなります。

人の多い場所でのレーザーポインターの取り扱いは、とくに

十分気をつけてください。